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Você conhece as principais funções de um sistema de gestão imobiliária?

Antigamente, tudo era feito no papel. Até mesmo bancos e governos tinham tudo escrito, preto no branco! Depois, vieram os computadores, mas eles eram uma tecnologia cara e à qual nem todas as empresas tinham acesso. Com isso, ainda há quem siga fazendo as coisas manualmente até hoje, inclusive, tarefas que poderiam ser facilitadas (e muito!) com o uso de um sistema para imobiliária.

Você sabia que é possível adotar tecnologias de ponta a um custo acessível? Isso acontece porque, com o passar dos anos, elas evoluíram bastante. Na atualidade, até mesmo uma pequena empresa pode usufruir dos benefícios da informática. Por isso, não faz mais sentido manter as coisas no papel.

Quando se trata do mercado imobiliário, existem soluções já maduras no mercado. Essas soluções têm algumas características em comum, mas você sabe como escolher a melhor delas? Continue a leitura para descobrir o que não pode faltar em um bom sistema para imobiliária!

A importância de um software para as administradoras de imóveis

A falta de organização é um dos grandes problemas de fazer as coisas manualmente. Por mais que sejam empreendidos esforços, sempre haverá informações em mais de um lugar. Isso dificulta bastante na hora de gerar algum tipo de informação consolidada, como o lucro da empresa.

Outro fator que pesa bastante são as tarefas repetitivas. Nelas, mesmo o mais compenetrado profissional corre o risco de se entrar no piloto automático. É aí que nascem os indesejáveis erros humanos, que geram retrabalho e, em casos extremos, prejuízos financeiros como multas.

Um software para imobiliária alia automatização de processos com organização de informações. Com ele, torna-se possível gerenciar processos e dados no mesmo lugar. Essa característica leva a um melhor controle e eficiência dos processos da empresa. Também fornece referências para tornar a tomada de decisão ainda mais efetiva.

Como você pode notar, é uma ferramenta estratégica para reduzir custos e sair na frente da concorrência. Outro grande ganho do uso de um sistema para imobiliária é que ele melhora o relacionamento com cliente. Isso é essencial nos dias de hoje: um cliente satisfeito vai falar bem da sua empresa nas redes sociais!

1. Controle

Na imobiliária Lotes Pacíficos, um exemplo fictício que usaremos neste artigo, tudo é feito de maneira manual. Papel e caneta são os responsáveis pelos registros de pagamentos e atrasos. Para determinar se houve inadimplência, é bem difícil: todo mês, é necessário verificar um a um, à mão, os contratos de aluguel!

Esse cenário ainda é bem comum em muitas gestoras de imóveis. É aí que os funcionários perdem motivação. Passam horas a fio executando tarefas repetitivas e, não por acaso, a incidência de erros aumenta. Isso afeta tanto os custos de operação quanto a qualidade do atendimento ao cliente.

Quando se adota um bom sistema, essas tarefas são otimizadas e automatizadas. Isso significa que você terá um grande controle sobre todas as etapas do seu negócio: desde o primeiro contato do cliente, passando pelas visitas, até o fechamento do contrato e o pós-venda.

Ter um maior controle significa que a empresa será capaz de realizar tarefas com menos erros. Isso diminui drasticamente o retrabalho e possibilita que ela passe a inovar. Tal fato ocorre porque os colaboradores passam a ter menos tarefas repetitivas. Assim eles podem se dedicar a funções mais estratégicas e decisivas para o aumento da rentabilidade do negócio.

2. Segurança

Nossa imobiliária fictícia tem grande dificuldade em manter as informações seguras. Nela, existem senhas bancárias anotadas em papel e telefones de clientes ficam espalhados em anotações. Para piorar, certo dia, houve um incêndio no escritório, levando à perda de informações importantes.

Em uma situação como essa, o prejuízo é certo: muitas horas deverão ser gastas para reescrever tudo e normalizar a situação. Ainda assim, uma parte substancial das informações existentes será perdida. Por estar tudo no papel, dificilmente se conseguirá recuperar o telefone de interessados que entraram em contato para ver imóveis. Eles estavam anotados, mas o fogo destruiu!

Uma característica muito interessante de um sistema para imobiliária é ser baseado na nuvem. Desse modo, seus dados ficam seguros em caso de problemas com o escritório físico da empresa, sendo armazenados em um servidor que utiliza as melhores práticas de segurança da informação.

Esses sistemas são construídos com tecnologia de ponta. Ou seja, sua empresa utilizará os mesmos serviços utilizados por multinacionais de TI. Para você ter uma ideia, grandes nomes como Amazon, Google e Microsoft estão entre os que dispõem de serviços de computação em nuvem.

3. Produtividade

Ah, a imobiliária Lotes Pacíficos! Um local onde todos estão o tempo inteiro ocupados. No final do mês, é uma correria sem tamanho para fazer as transferências para os proprietários. Sempre que um negócio é fechado, existe um mundo de tarefas a serem feitas.

Diante disso, fica difícil atender novos clientes no período. Algumas vezes, até visitas a imóveis deixam de ser atendidas pois todos precisam ajudar na burocracia. Com a adoção de um sistema, a maioria dessas tarefas é otimizada. O processo de fechamento de folhas de pagamento, por exemplo, passará a ocorrer sem interferência humana.

O mesmo vale para transferências bancárias aos proprietários. Isso gera ganho duplo: libera seus funcionários para tarefas mais criativas e reduz o número de erros.

Com uma maior produtividade, sua equipe terá tempo para se dedicar a tarefas realmente importantes, desde atender melhor seus clientes até ter ideias inovadoras. Com isso, a empresa se tornará cada dia mais competitiva perante seus concorrentes.

4. Economia

Em nossa imobiliária não automatizada, existe desperdício por todo lado. Ela opera sem um sistema que possa sumarizar os dados de perfis de seus clientes. Então, quando faz algum tipo de propaganda, atrai todo tipo de gente, menos os clientes realmente interessados.

Em um cenário como esse, é comum receber ligações de pessoas que não são o “target” da empresa. Também ocorre de ter muitos imóveis parados há bastante tempo sem interessados. Fica difícil focar esforços sem a informação correta. Tudo é feito na base do achismo.

Com um bom sistema para imobiliária, será possível levantar dados detalhados sobre o perfil dos clientes, por exemplo. Assim a empresa pode otimizar sua captação de imóveis e as suas estratégias de marketing. Ter os clientes e os imóveis certos é essencial para alavancar os negócios.

Além disso, com a redução do número de erros propiciada pela automação, menos dinheiro será gasto. Isso significa que menos contratos precisarão ser reimpressos, menos boletos precisarão ser gerados e menos multas por atraso no repasse aos proprietários serão pagas.

5. Experiência do cliente

Ana é uma cliente da imobiliária Lotes Pacíficos. Ela está farta das semanas de demora quando precisa de qualquer coisa por parte da imobiliária. Seu contrato vencerá no final do mês e ela está ansiosa: já conseguiu o contato do proprietário. Está negociando diretamente com ele a renovação. Um CRM imobiliário evita esse cenário.

Uma gestora de imóveis que tem um bom sistema trata seus clientes “a pão de ló”. Isso ocorre em duas frentes: primeiro, na automação do próprio atendimento. É possível utilizar robôs atendentes, que estarão disponíveis 24 horas por dia para tirar dúvidas simples dos clientes.

A outra frente diz respeito aos próprios colaboradores, que terão mais tempo e motivação. Isso ocorre porque o ambiente de trabalho em uma empresa que tem um bom sistema é organizado e livre de tarefas repetitivas. Assim, seus clientes receberão um bom atendimento, que os deixará felizes.

Outra grande vantagem da implantação de um bom sistema para imobiliária se dá na pesquisa de imóveis online. Tais sistemas disponibilizam uma grande quantidade de informações para os clientes. Como resultado, eles já sabem tudo sobre o imóvel antes mesmo de entrar em contato.

Entre esses recursos, podemos citar a realidade aumentada. Nela, o cliente pode fazer um tour virtual pelo imóvel. Isso possibilita que ele seja capaz de conhecer em detalhes antes mesmo da visita física. É algo excelente para pessoas que estão em outras cidades ou mesmo para o consumidor moderno.

As características que todo sistema para imobiliária de ter

Pedro Luiz, o dono da nossa imobiliária fictícia, se aposentou. Seu filho Josué é formado em administração e acaba de assumir o lugar do pai. Ele sabe que precisa se modernizar e já percebeu que sua equipe vai necessitar de um sistema simples completo, porém, simples de operar.

Diante disso, é essencial que o sistema seja bem construído. Embora técnica, essa característica é fácil de medir: basta verificar quantos clientes de longo prazo a empresa tem. Esses clientes são uma prova incontestável de que o sistema se adapta às mudanças do tempo.

Falando em mudanças, é essencial que o sistema seja baseado em tecnologias modernas. Como destacamos, a computação em nuvem traz vantagens gigantes para os sistemas que a adotam. Uma das principais é poder ser acessado de qualquer lugar. No ramo imobiliário, em que os consultores passam o tempo todo fora visitando imóveis, essa é uma característica muito importante.

Também é essencial que o sistema seja fácil de operar. Aliás, essa é outra característica de um sistema maduro. Por ter vários anos de mercado, ele já foi sendo melhorado ao longo do tempo. Digamos que ele aprendeu com os erros. Isso diminui significativamente o tempo e o custo necessário para começar a utilizar o sistema.

As funcionalidades mais importantes para o sucesso de uma imobiliária

Depois de um levantamento da situação da empresa, nosso gestor fictício percebeu que precisa de um sistema. Com isso em mente, agora, ele precisa saber como encontrar a solução ideal. Ele sabe que precisará cuidar do operacional da empresa e contar com informações para planejar o futuro.

As funcionalidades de um sistema são capazes de alavancar a produtividade. Elas eliminarão seus registros em papel e os erros de cálculo, serão capazes de informar o tempo todo como está a saúde de seu negócio e, claro, não podem deixar de lado o atendimento ao seu cliente.

Ele deve ser sempre o centro: um cliente satisfeito indicará sua imobiliária para os conhecidos. Podemos dizer que investir em satisfação do cliente é uma forma de investir em marketing. Ele também será fidelizado e sempre fechará negócios com você, caminho certo para alavancar suas receitas!

Até aqui, elencamos vários aspectos que deverão ser considerados nessa transição. A seguir, serão apresentadas as principais funcionalidades que esse tipo de sistema deve ter, desde o simples cadastro de clientes e imóveis até o atendimento por aplicativo.

1. Cadastro do imóvel

A Imobiliária Lotes Pacíficos tem tradição de ter seus imóveis registrados em folha de papel. Dados como endereço, quantidade de quartos, se tem garagem e preço fazem parte desse catálogo. Quando ela for migrar para um sistema digital, vai precisar manter essas informações.

Tendo isso em vista, um sistema para imobiliária deve ter um cadastro de imóveis, que deve possibilitar inserir o maior número possível de informações. Também deve ser flexível a ponto de permitir que nem todas elas sejam preenchidas. 

Para divulgar seus imóveis, não basta mais apenas ter placas com o telefone da empresa: estamos em plena era digital, ou seja, a internet é uma ótima ferramenta de atração de clientes. Lá, o consumidor consegue saber os dados mais importantes sobre o imóvel antes mesmo de ligar para você.

Nos melhores sistemas, esse cadastro consegue publicar os imóveis do catálogo na internet, seja no site da gestora de imóveis, seja em algum portal renomado. Com isso, a empresa ganha produtividade e reduz erros, ao mesmo tempo em que possibilita mais negócios.

2. Negociação pelo aplicativo

Josué percebeu que, na nossa imobiliária fictícia, horas e horas são gastas ao telefone. Esse meio de comunicação tem uma característica bastante limitante: precisa que sempre exista alguém disponível para atender. Nosso gestor encontrou uma forma de melhorar isso!

Ele viu que é possível fazer a negociação totalmente por meio de um aplicativo. Com ele, dá para enviar documentos, fotos e outros arquivos. Também é possível fazer propostas e contrapropostas o tempo inteiro. Isso torna o aplicativo uma poderosa ferramenta para fechar mais negócios.

Como as mensagens ficam agrupadas por cliente e imóvel, fica mais fácil gerenciar tudo. É possível até mesmo saber a hora da última mensagem enviada. São facilidades que permitem fazer aquela proposta mais baixa quando o cliente dá uma sumida, evitando que ele feche negócio com a concorrente!

Vale ressaltar que, hoje, todos os tipos de perfis de pessoas estão habituados à comunicação via aplicativos. Portanto, é natural e até desejável por parte do cliente ser atendido dessa forma. Ele ficará tão satisfeito que será grande a probabilidade de indicar sua empresa para os amigos.

3. Assinatura eletrônica

Uma das despesas que serão cortadas da nossa imobiliária fictícia são os motoboys. Com eles, a empresa gasta algumas centenas de reais todos os meses. Isso sem falar das idas ao cartório, que tomam tempo dos clientes e funcionários da empresa, o que gera bastante demora nos processos.

Um bom sistema para imobiliária resolve esse problema por meio da assinatura digital. Esse mecanismo gera um documento com o mesmo valor jurídico de um documento físico com firma reconhecida. Assim, tanto seu cliente quanto a empresa ganham e a agilidade dos processos será maior.

Outro fator importante sobre esse aspecto é que ele vai ao encontro da expectativa dos clientes atuais. Estamos habituados a resolver a maior parte das coisas sem precisarmos nos deslocar fisicamente até algum local. Ao proporcionar essa comodidade, a experiência do cliente melhora e ele, com certeza, falará bem de sua empresa.

4. Relatórios

Ane está terminando seu estágio na imobiliária Lotes Pacíficos. Toda vez que o chefe precisa saber se a empresa está lucrando, recorre a ela, que costuma passar uma semana por mês revirando papeladas. Desestimulada de continuar fazendo tarefas repetitivas, busca outro emprego. 

Conforme mostramos até aqui, com a adoção de um sistema, todas as informações passam a ser centralizadas nele. Tudo fica mais simples, já que o próprio sistema é capaz de gerar relatórios automaticamente, sem intervenção humana.

Isso transforma os ambientes de trabalho. Todo o esforço antes gasto com tarefas manuais e repetitivas passa a ser aproveitado em outras coisas. Isso gera maior motivação entre os funcionários, além de abrir espaço para treinamentos internos.

Assim, Ane poderá atuar em outras atividades da empresa. Isso possibilitará que ela aprenda constantemente, cenário que leva a um estado de motivação constante. O final todos sabemos: funcionários satisfeitos querem continuar trabalhando para você!

5. Automatização do atendimento

Uma situação comum em toda imobiliária são os atrasos. Quando o cliente procura a empresa querendo quitar seu débito, é necessário gerar um novo boleto. Todos os meses, algumas valiosas horas de trabalho são gastas no site do banco para isso.

Com o uso de inteligência artificial, você consegue automatizar o atendimento aos clientes. O resultado? Não será mais preciso fazer nenhum tipo de trabalho para gerar uma segunda via de boleto, por exemplo. Para casos em que seja necessária alguma intervenção humana, o aplicativo encaminhará o atendimento.

Um dos grandes ganhos do aplicativo está em seu sistema de conversa. Assim como as antigas cartas, não é necessário que as mensagens sejam enviadas imediatamente. Por isso, esses casos que não podem ser solucionados pelo robô podem esperar um pouco mais para serem atendidos.

Isso dispensa uma atenção constante de seus colaboradores para resolverem os problemas dos clientes. Eles podem simplesmente responder às solicitações dos clientes e fazerem outras tarefas enquanto aguardam a próxima resposta.

6. Emissão de contrato

Toda vez que fecha um negócio, a Lotes Pacíficos precisa contatar Carlos. Ele é o advogado terceirizado da imobiliária. Contratos são necessários em todas as fases do negócio imobiliário. Ou seja, não existe outra saída: milhares de reais são gastos com honorários.

Em uma plataforma imobiliária, será possível gerar os contratos de maneira automatizada. No processo, a empresa poupa dinheiro com a contratação de serviços de elaboração de contratos e ainda ganha tempo, pois o documento é gerado na hora.

Aliado à assinatura digital mencionada anteriormente, isso faz o prazo para entrega de chaves despencar. Também é uma ferramenta poderosa para formalizar os contratos antes que o cliente esfrie a cabeça e mude de ideia: com um papel assinado, está tudo feito e ele não terá motivos para desistir.

Essa funcionalidade é mais uma das ferramentas para uma estratégia de crescimento da empresa. Fechando mais contratos em menor tempo, haverá maior o retorno financeiro e presença de mercado da empresa. Esses ingredientes têm um resultado só: alavancagem de sua gestora de imóveis.

7. Integração de todos os processos

Esse talvez seja o ponto mais crítico na imobiliária Lotes Pacíficos. Por não ter um sistema, cada colaborador trabalha da maneira que quer. Quando alguém falta, é bem difícil alguém assumir suas funções. Quando se trata de algo mais complexo, como um levantamento de informações, então…

Quando se adota um sistema eficiente, tudo será feito dentro dele. Então, todas as informações e processos estarão integrados. Isso permite juntar todas as vantagens mencionadas acima para alavancar o negócio. Também é um passo importante para ir além e otimizar ainda mais a empresa.

Um ambiente mais organizado com integração de processos facilita o dia a dia do trabalho. Nele, os funcionários podem fazer as tarefas realmente necessárias, como focar o atendimento aos clientes.

Quando tudo está digitalizado e pode ser encontrado em um lugar só, a empresa se torna mais organizada, perdas de informações e erros manuais deixam de existir. Para completar, tudo isso podendo ser acessado pelos colaboradores de qualquer lugar apenas com um celular!

Como escolher o melhor sistema para imobiliária

Josué, nosso personagem fictício, finalmente decidiu adotar um sistema para alavancar sua imobiliária, a Lotes Pacíficos. Mas, antes de tomar uma decisão como essa, ele fez o mais adequado: apesar de seus anos de estudo, se dedicou a aprender mais sobre as tecnologias disponíveis e poderá tomar a melhor decisão.

Neste artigo, você aprendeu que um sistema para imobiliária trará muitos benefícios para o seu negócio, obtendo o controle de suas operações e melhorando a produtividade dos seus colaboradores, que estarão livres de tarefas repetitivas. Vimos ainda que, ao adotar um sistema em nuvem, terá toda a segurança de que seus dados precisam. Tudo isso gera economia e melhora a experiência do cliente. 

Nós da SnapSystems temos o sistema ideal para você. Ele reúne todas as características apresentadas aqui. Somos uma empresa com bastante experiência no mercado e com clientes satisfeitos. Teremos prazer em auxiliar você na implantação do CRM. Entre em contato conosco para conversarmos melhor!

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