A automatização de processos é um fenômeno bastante comentado hoje em dia, sendo apresentada como uma solução para problemas de produtividade e de custos altos. É ainda uma boa forma de investir na transformação digital para melhorar os negócios e oferecer experiências mais positivas para os clientes.

Por essas e outras razões, a automatização é um termo bastante relevante atualmente e continuará sendo nos próximos anos. Para aprender mais sobre as implicações desse conceito e se preparar para alcançar os benefícios no seu negócio, não deixe de ler todos os tópicos deste post.

O que é automatização de processos?

Automatizar consiste em utilizar um software eletrônico para executar uma tarefa no lugar dos funcionários humanos — funções que geralmente são burocráticas e repetitivas, e requerem bastante tempo das pessoas. Com a transferência para esse tipo de sistema, os membros podem focar em outras atividades, que envolvem mais criatividade ou necessitam do aspecto humano.

Vale ressaltar a diferença entre o termo automação e automatização. O primeiro refere-se a processos que utilizam o mínimo de intervenção humana possível, ao passo que o segundo envolve um pouco mais de decisões humanas no funcionamento. O conceito de automação é muito utilizado no contexto industrial, por exemplo, em que máquinas executam tarefas específicas sem necessitar da ajuda dos funcionários.

Os dois conceitos estão associados à ideia de autômato, definido pela teoria da computação. Um autômato é uma representação formal que define um funcionamento previsível e esperado de alguma entidade artificial e depende das entradas fornecidas pelo usuário. Consiste em um conjunto de estados e variáveis que determinam a mudança entre eles. Essa definição é a base da computação moderna.

Hoje em dia, a automatização de processos se materializa de diferentes formas: pode ser um sistema de RPA — que consiste na robotização de atividades manuais — ou ERP — um software que concentra as informações de diversos setores para gerar um melhor domínio para os gestores. Existe também o CRM — que concentra a gestão mas foca especialmente no cliente — e a possibilidade de agregar ferramentas de inteligência artificial para tornar as aplicações ainda mais autônomas e capazes de tomar decisões.

Como esse conceito influencia no andamento de uma empresa?

A implantação de um sistema automatizado ou de ferramentas integradas favorece a gestão. Se a sua empresa está crescendo, é compreensível que você tenha que lidar com um fluxo maior de informações e queira ter acesso a elas de forma ágil. Nesse sentido, automatizar os processos auxilia, pois permite uma melhor integração e comunicação entre setores de diferentes responsabilidades e gera mais conhecimento útil para que gestores possam tomar decisões relevantes.

O conceito já está ganhando a devida adesão por parte dos empresários. De acordo com esta pesquisa da Iteris, 87% dos gestores acreditam no potencial da automatização para melhoria da produtividade e 85% deles já estão investindo nesse fenômeno. De acordo com outra pesquisa do GS1 Brasil, 53% dos entrevistados já trabalham com um software de gestão.

A seguir, veremos algumas implicações da automatização de processos nas companhias.

Escalabilidade

Esse fenômeno favorece o crescimento das empresas. Quando uma companhia precisa aumentar sua produção para atender ao crescimento da demanda, por exemplo, ela geralmente necessita de mais contratações e mais trabalho manual. Quando a empresa opta por automatizar tarefas, os gestores podem contar com uma ótima vantagem que facilita o crescimento: a escalabilidade.

Com um software de gestão, uma empresa pode aumentar a produção em pouquíssimo tempo sem perder a qualidade dos serviços. Isso acontece porque os sistemas computacionais não são afetados por questões psicológicas que assolam os funcionários, por exemplo, e podem lidar muito bem com a mudança na quantidade de trabalho.

Padronização de atividades

Outro fator que favorece o crescimento e influencia o andamento é a padronização de atividades. Quando optam por automatizar os serviços, os administradores podem definir padrões de trabalho para colher bons resultados. Como os sistemas eletrônicos não são afetados por questões humanas — e como são programados seguindo a lógica dos autômatos definida no primeiro tópico —, eles conseguem seguir regras predefinidas com muita facilidade.

Assim, é possível obter um controle de qualidade e saber o que esperar das produções diárias. Isso afeta positivamente a produtividade e permite uma gestão mais descomplicada.

Melhoria do uso de tecnologia na empresa

Ao utilizar softwares para executar tarefas manuais, os gestores podem melhorar o uso de tecnologia nas suas organizações, obtendo o melhor das ferramentas que estão disponíveis. Com o avanço tecnológico e com novas possibilidades sendo criadas a cada minuto, sobreviverão as empresas que souberem aproveitar isso para melhorar os negócios.

Utilizar mais tecnologia é sinônimo de resultados concretos, e além disso, de uma importante adequação ao contexto da modernidade. Isso favorece até mesmo na identificação por parte dos consumidores.

Identificação de gargalos produtivos

É possível também identificar gargalos e entraves operacionais e trabalhar para melhorá-los, a fim de elevar a produtividade — afinal, a automatização gera mais conhecimento para os gestores, como mencionado anteriormente.

Com os relatórios e todas as possibilidades de leituras dos processos diários, fica mais fácil mapear os problemas e resolvê-los.

Coleta de dados

O uso inteligente dos dados é outra das vantagens da automatização. Com a utilização de softwares, é possível gerar informações a todo tempo e tratá-las a fim de organizar as próprias decisões. Isso, aliado ao fato de que um sistema permite mais integração e comunicação entre diferentes departamentos, coopera para que os processos sejam otimizados e o fluxo de dados seja mais organizado.

Quando uma empresa opta por um sistema que automatiza tarefas, ela conta com uma manipulação precisa e mais rápida de informações gerenciais, como o registro de histórico de atendimento do cliente.

Se o cliente entra em contato com a companhia X, que não dispõe de automatização, ele precisa sempre fornecer seus dados e lidar com burocracia e uma longa espera antes de conseguir resolver seus problemas.

Se ele decide contatar a empresa Y, que automatiza suas tarefas, perceberá que a companhia o conhece melhor, pois mantém o registro que contém todo o histórico de atendimento e seus dados pessoais para serem acessados com facilidade. Assim, as dúvidas serão sanadas mais rapidamente e o processo de negociação do cliente com a organização fluirá melhor.

A tomada de decisão passa a ser amparada por dados, o que permite mais confiabilidade. Isso ajuda mais do que contar com a intuição, pois possibilita que as escolhas sejam fundamentadas por uma probabilidade maior de acerto.

Quais são os benefícios da automatização de processos?

Otimização dos processos

No setor imobiliário, há uma grande demanda por agilidade nos processos. Como os funcionários têm que lidar com documentos complexos, é normal que haja demora. Geralmente é preciso esperar por longos períodos para aprovação de propostas e para comunicação entre o locador e locatário, por exemplo.

Ao utilizar um software que automatiza as atividades, é possível obter mais agilidade no fluxo de trabalho, pois o sistema lida com os contratos, registros, documentos, recibos de pagamentos, entre outros.

Economia de tempo

Com isso, menos tempo é necessário para realizar as atividades cotidianas. Assim, um cliente pode ocupar um imóvel mais rapidamente, o que gera benefícios a todos os envolvidos. Com mais trabalho em menores períodos de tempo, é possível elevar os índices de produtividade da empresa no geral.

Também é possível manusear documentos e informações de diferentes clientes simultaneamente, aumentando a capacidade produtiva.

Relatórios

Outra grande vantagem é a possibilidade de contar com relatórios, gráficos e análises de métricas que permitem a mensuração do desempenho dos funcionários da empresa administradora. Com melhor visualização dos dados, fica mais fácil gerir a companhia e tomar decisões importantes. O acesso é intuitivo para os membros e permite uma visão ampla e centralizada.

Para que uma organização possa evoluir, é preciso que os líderes conheçam os pontos fortes e fracos. As ferramentas automatizadas auxiliam na construção desse conhecimento.

Redução de erros

Automatizar atividades é vantajoso porque você dispõe de uma ferramenta que lida com informações e documentos e mantém um alto nível de precisão nas suas tarefas. Um sistema computacional é especialista no que faz, e por isso consegue evitar falhas e erros que podem ser custosos para as companhias.

Na gestão de uma imobiliária, erros podem atrapalhar a rotina de todos os envolvidos e atrasar os processos. Isso gera insatisfação por parte dos clientes e dos membros das equipes, o que faz com que evitá-los seja fundamental.

Redução de custos com pessoal

Outro benefício é a redução de custos com funcionários. Ao dispor de ferramentas automatizadas, você pode reduzir o número de membros executando tarefas cansativas e burocráticas e, assim, cortar gastos e melhorar a situação financeira da empresa.

Em uma situação de mais necessidade de trabalho, o sistema dá todo o suporte que você precisa. Toda a burocracia envolvida com documentação e treinamento de novos funcionários, bem como questões trabalhistas, é eliminada com a adoção de um software de gestão.

Melhor experiência do cliente

Os locadores poderão dispor de uma ferramenta que cuida do gerenciamento de contratos, negociações, assinaturas e relatórios, ou seja, toda a parte burocrática. Os sistemas automatizados focam em velocidade e em disponibilidade de acesso, o que permite que o locador possa ter em mãos as informações de que precisa a todo momento.

É possível criar perfis para locatários, por exemplo, alimentando o software com informações necessárias para que ele segmente imóveis e apresente ofertas específicas. Eles também podem personalizar as buscas com filtros específicos, que os ajudarão a encontrar o imóvel ideal. De uma forma intuitiva e fácil, o cliente pode ter mais autonomia para executar ações e conseguir resultados em pouco tempo.

Além de facilitar a vida dos funcionários, um software que cuida das tarefas da companhia simplifica o trabalho dos clientes também.

Com isso, o relacionamento com o cliente também melhora, afinal, a empresa dispõe de mais informações sobre ele e sobre como agradá-lo. Sistemas computacionais permitem um melhor atendimento, com históricos sobre os contatos anteriores que agilizam a comunicação. Assim, a companhia consegue fidelizar os consumidores e fazer com que eles se tornem leais devido às experiências marcantes.

Melhor gestão financeira

Para os gestores, automatizar e centralizar informações ajuda na gestão das finanças, pois o sistema lidará com pagamentos, contratos e cobranças, permitindo mais organização. Os dados ficam muito claros, e é possível mapear com precisão para onde o dinheiro está indo.

Engajamento de colaboradores

Com a agilidade da qual estamos falando, fica mais fácil satisfazer os colaboradores e engajá-los. Afinal, eles poderão focar em atividades menos cansativas e em evoluir e crescer dentro da empresa. Poderão também contribuir ativamente para a companhia e ser protagonistas no desenvolvimento dela.

Com funcionários engajados e prontos para cooperar ativamente, a organização consegue melhores resultados. O atendimento ao cliente melhora e a incidência de erros diminui. É bem mais fácil quando os membros sabem exatamente o que fazer e dão o melhor de si.

Com as métricas disponíveis nos dashboards, os gestores podem trabalhar pontos específicos no desempenho dos funcionários e ajudá-los com feedbacks precisos e adequados.

É normal que os funcionários demonstrem resistência e dificuldade com a implementação de um sistema centralizador inicialmente. No entanto, é importante que os gestores lidem com isso, apresentando os benefícios que uma ferramenta dessa é capaz de gerar, treinando-os aos poucos para que eles vençam a resistência e cooperem com o processo.

Aplicação da transformação digital

A transformação digital é um fenômeno importantíssimo dos nossos dias. Pesquisas como a Tech Trends 2019 já indicam que 2019 será um ano-chave para o conceito.

É um conjunto de processos que define a digitalização das operações das empresas, na busca por um modelo de negócios orientado às tecnologias. Adotando um sistema automatizado, você consegue acelerar esse processo e colher os resultados e benefícios da sua aplicação.

Os pilares da transformação digital são Big Data, Mobilidade, Tecnologias Sociais e Computação em Nuvem. A automatização de atividades permite que você invista nesses pontos para melhorar a produtividade, alcançar os benefícios já citados e dar um passo para aumentar a vantagem competitividade diante de outras companhias.

Mais competitividade no setor imobiliário

O setor imobiliário já está sendo alvo da transformação, por isso é importante atentar-se para as implicações desse conceito se você quer elevar a competitividade. Na batalha pela atenção do consumidor, as empresas que souberem se adequar à modernidade, fazendo um uso consciente das novas ferramentas para facilitar e desburocratizar processos, vão se destacar e conquistar novos clientes.

Assim, a organização pode crescer de forma sólida e conectada ao mundo e com a linguagem contemporânea, utilizada pelas pessoas.

Qual é a importância dos indicadores de desempenho (KPIs)?

Já que falamos em transformação digital e da importância de automatização de processos, é impossível não citar os indicadores de desempenho (KPIs). Eles são o conjunto de fatores que quantificam a performance de acordo com os objetivos da organização. Para aplicar os conceitos definidos neste artigo, para mensurar seus resultados e conseguir os benefícios citados, você precisará atentar-se aos KPIs.

Vale ressaltar que os indicadores de desempenho não são sinônimos de métricas. As métricas geralmente são números utilizados para medir a qualidade de um processo, mas os KPIs são indicadores com importância estratégica maior. Eles devem estar perfeitamente alinhados às metas e aos objetivos traçados com o intuito de melhorar os resultados.

Uma métrica pode virar um KPI a partir do momento que ela ganha mais relevância e importância dentro do planejamento da empresa.

Vamos agora conhecer alguns indicadores importantes.

Indicadores de produtividade

Esses são os principais, que se adaptam perfeitamente a diferentes tipos de negócio. Afinal, trata-se de um objetivo comum aos gerentes e diretores de segmentos distintos.

Esse tipo de indicador mede o quanto se produz, o quanto se entrega em determinado período. Com o devido acompanhamento, o objetivo é aumentar esse número para conseguir atender ao maior número possível de clientes.

Quantidade de imóveis negociados em um mês, tempo de vistoria e números de atendimentos são exemplos dentro do ramo imobiliário.

Indicadores de qualidade

Esses indicadores também são muito utilizados. Junto aos indicadores de produtividade, garantir qualidade é uma das maiores preocupações dos administradores e líderes. Com os dois tipos de indicadores trabalhando unidos, é possível entregar mais em menos tempo e manter um nível de precisão e garantia de bons produtos/serviços.

No setor imobiliário, a quantidade de erros na manipulação de documentos importantes — como contratos e registros — seria uma boa métrica para esse indicador.

Indicadores estratégicos

Esses estão diretamente relacionados às metas e aos objetivos estabelecidos pela empresa. Por isso, é importante que você documente e registre os passos e os resultados desejados para conseguir, com o apoio desse KPI, mensurar o desempenho. Um exemplo desse indicador é o faturamento bruto de uma companhia.

Índice de turnover

O turnover diz respeito à rotatividade de funcionários em uma companhia. Com esse KPI você pode controlar e medir o engajamento dos seus colaboradores, a fim de obter um melhor ambiente de trabalho para eles. A fórmula é:

Turnover: número de demissões + número de admissões / 2

Sem o apoio dos colaboradores, a transformação digital é inviável, por isso é importante que eles estejam cooperando e se sentindo aptos a ajudar ativamente no crescimento. Com esse índice devidamente calculado, você poderá implementar medidas para reparar problemas que possam estar levando muitas pessoas a deixar a companhia, por exemplo.

Por mais que a automatização de processos represente a diminuição de custos com pessoal, o fenômeno não deve ser visto como algo que prejudicará a relação da empresa com os membros das equipes internas — até porque o sistema é automatizado, ou seja, precisa de intervenção humana e da ajuda de bons profissionais.

Quais são os diferenciais do SnapProperty?

O SnapProperty é uma plataforma digital CRM da SnapSystem que implementa a automatização de processos para administradoras de locação de imóveis, a fim de melhorar a gestão nas fases de captação, locação e administração.

Confira, a seguir, alguns benefícios do SnapProperty.

Mobilidade

Um dos principais diferenciais dessa solução é o investimento feito em um dos principais pilares da transformação digital: a mobilidade. Com um aplicativo para celular, locadores e locatários podem se comunicar e gerenciar tudo o que precisam de forma prática: documentos, registros, contratos, agenda, entre outros.

O processo de aluguel de imóveis deixa de ser burocrático e complexo para ser simples, intuitivo e extremamente convidativo.

Com isso, a experiência do uso do SnapProperty é inesquecível! É tudo rápido e fácil de gerenciar, pois a SnapSystem reconhece que o cliente tem pressa e precisa de agilidade para resolver seus problemas no mundo moderno.

Engajamento dos funcionários

Outro grande diferencial é a solução para engajamento dos colaboradores. Como mencionado em um dos tópicos anteriores, é fundamental engajar a equipe para alcançar os resultados da transformação digital. Por isso, o SnapProperty tem rankings de desempenho que utilizam princípios da gamificação para estimular os funcionários.

O sistema também incentiva a meritocracia, enfatizando o reconhecimento de quem se destaca — o que é uma ótima forma de conquistar interesse dos outros membros.

Gestão administrativa

O agendamento de visitas e de vistorias é devidamente controlado pelo software, que sabe a programação dos envolvidos e organiza essas informações para tornar o processo mais ágil. A emissão de contratos é automatizada e as assinaturas também.

O SnapProperty opera em 3 frentes principais:

• comercial;
• administração;
• financeiro.

Ou seja, o sistema lida com questões de captação, locação, pagamento, conciliação bancária e cobrança, seguros, manutenções e repasses. A aplicação controla até mesmo a vigência das apólices e automatiza os cálculos do prêmio e os valores de cobertura para seguros contra incêndio.

Segurança

Tudo o que foi citado conta com camadas extra de segurança oferecidas pela hospedagem na nuvem. Em outras palavras: você não precisará se preocupar com questões como backup, segurança e suporte, já que uma equipe estará sempre disponível para solucionar seus problemas quanto a isso.

Como foi visto neste artigo, a automatização de tarefas é imprescindível para que uma empresa possa elevar os índices de produtividade, reduzir custos e, consequentemente, aumentar a receita. No setor imobiliário, diversas iniciativas já estão sendo discutidas para que você, gestor da área, possa alcançar esses objetivos.

No entanto, a aplicação não termina com a adoção de um software novo. A análise de desempenho e o acompanhamento dos resultados fazem parte, pois com eles você conseguirá melhorar ainda mais os seus processos e usufruir de mais benefícios.

Por fim, você viu que o SnapProperty é uma opção bastante viável para automatização no setor imobiliário, com diversas vantagens que o destacam no mercado como uma solução única.

Uma vez que a automatização de processos já é um assunto mais claro para você, o próximo passo é conversar com alguém que pode ajudar na implementação. Entre já em contato conosco e conte com o SnapProperty na sua empresa!