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Gestão imobiliária: tudo o que você precisa saber sobre o assunto

Gestão é o ato de analisar e interferir em uma empresa para melhorar seus resultados. Uma boa gestão é capaz de fazer mais com menos recursos. Em essência, gerir uma empresa é torná-la constantemente mais lucrativa.

Um gargalo é um ponto que reduz a produtividade de um processo. Um ponto frequentemente apontado como gargalo nas empresas são atividades repetitivas e erros humanos. Uma boa gestão está sempre encontrando e resolvendo esses problemas.

No caso do setor imobiliário nos dias atuais, uma boa gestão é capaz de analisar o comportamento de seus clientes e prever qual tipo de imóvel as pessoas buscarão no futuro. Usando as ferramentas e técnicas apresentadas neste post, você será capaz de entender como fazer isso.

Continue a leitura para entender tudo o que você precisa saber sobre gestão imobiliária. Vamos lá?

1. O que é gestão imobiliária?

A gestão imobiliária consiste em técnicas para manter a boa saúde financeira de administradoras de imóveis e outras empresas do setor. Isso passa por planejar investimentos, escolher os melhores imóveis para compor a carteira, fazer um filtro dos clientes para evitar inadimplência, entre outros elementos.

É essencial, como em qualquer ramo, ter uma boa gestão para garantir a competitividade do negócio e uma boa imagem no mercado, transmitindo confiança. A eficiência dos processos e melhor competitividade dos preços estão entre os efeitos de uma boa gestão.

Seu sistema deve ser um grande aliado

Em todo processo é essencial contar com a ajuda dos melhores recursos tecnológicos e humanos. No caso dos recursos tecnológicos, eles são capazes de alavancar o potencial humano. Com a automação de processos, há redução de erros e como resultado tem-se uma gestão mais eficiente.

No dia a dia de uma empresa, é comum haver atividades repetitivas de baixa e média complexidade. A otimização dessas tarefas, de modo a torná-las o mais simples possível, é parte do trabalho de uma boa gestão imobiliária.

Um bom software de gestão é um ótimo aliado, pois pode resumir uma tarefa complexa cheia de passos e detalhes em um processo automatizado que necessita de apenas alguns cliques. Além disso, é capaz de fornecer estatísticas sobre saúde do negócio, assim como informações que permitem contar com o business intelligence.

O sistema efetuará todos os cálculos e operações necessários, deixando assim o mínimo de trabalho para os colaboradores. Com isso, as chances de erro e o tempo de execução das tarefas caem bastante, refletindo na produtividade do negócio.

Ele organizará os documentos para você

Outro procedimento que pode ser muito bem realizado por um sistema é organizar documentos: aquela pilha de papel em cima da mesa se transforma em uma pasta com documentos digitalizados. Assim, fica mais fácil administrar documentos e buscar conteúdos.

Imagine que seja necessário saber quais são todos os contratos que vencem neste mês? Caso exista um sistema que gerencie isso, essa tarefa se torna muito mais fácil. Já no caso de documentos físicos, a busca pode levar dias, além de estar sujeita a erros humanos.

Você deve ter atenção para definir metas

Outro componente importante de uma gestão imobiliária eficiente é o estabelecimento de metas, de preferência com prazos!

Dessa forma, é possível medir se a empresa caminha em ritmo adequado e se as metas são realistas, analisando a todo o momento o progresso alcançado, assim como os gargalos e pontos fracos. Com isso, é possível chegar a uma realidade de melhoria contínua, com revisão periódica das metas.

2. Qual a importância de uma gestão imobiliária eficiente?

Para iniciar, devemos lembrar que os concorrentes fazem uma gestão imobiliária e têm sucesso. Quem não faz está defasado, perdendo espaço e clientes. Imagine uma empresa que ainda controla tudo no papel como na década de 80?

Em um mercado competitivo e concorrido, como o imobiliário, é fundamental estar à frente dos concorrentes. A gestão é um processo contínuo que visa o aprimoramento constante da empresa e seus processos. Veja a seguir os elementos fundamentais de uma gestão imobiliária eficiente.

Conhecer o mercado

É importante estar sempre de olho no progresso das atividades e avaliar o quanto a empresa está alinhada com a realidade do mercado. Uma boa gestão pode indicar qual o momento de fazer promoções ou dar descontos para renovação de contratos de aluguel.

Também é um ótimo guia no momento de montar uma carteira de imóveis que esteja alinhada com as demandas do mercado. Se a população está envelhecendo, é importante ter imóveis que atendam necessidades específicas.

No caso do exemplo do envelhecimento da população, podemos citar uma maior demanda por imóveis próximos a serviços de saúde. Escolas, parques e até mesmo shopping centers perdem um pouco a preferência nesse cenário comparado com outros perfis de população.

Por outro lado, em uma época de crise, pode ser uma boa opção aumentar a carteira com imóveis mais baratos e próximos a estações do metrô ou outras facilidades de transporte público. São detalhes que fazem a diferença.

Se destacar no mercado

Uma boa gestão imobiliária fornecerá as informações corretas para que seja possível tomar decisões e se destacar perante os concorrentes. Um bom gestor está sempre de olho no mercado e no seu negócio, podendo se antecipar ao que vai ocorrer e ter vantagem competitiva.

Se esses itens ainda não convenceram você, olhe este exemplo: imagine que diante de um cenário de crise exista um grande número de pessoas com nome sujo na praça. O nome sujo inviabiliza a contratação de seguros fiança ou fiadores tradicionais.

Por outro lado, há muitos imóveis vazios que não conseguem ser alugados. Os concorrentes estão adotando modalidades inovadoras. O que uma gestão eficiente apontaria? Justamente os caminhos adotados para vencer a situação adversa: adotar modalidades de garantia mais flexíveis, sem desconsiderar os riscos.

Saber otimizar seu capital

Outro fator que uma boa gestão e um sistema eficiente podem fornecer é a ideia exata de onde precisam ser feitos cortes. Com isso, fica mais fácil tomar decisões para otimizar a lucratividade do negócio.

Como muitas tarefas serão automatizadas, talvez não seja necessário manter uma equipe grande. Uma boa gestão indicará se é o caso fazer cortes de pessoal ou realocar essas pessoas para outras áreas, como captação de clientes e prospecção de imóveis para enriquecer a carteira da administradora de imóveis.

3. Como fazer uma boa gestão imobiliária?

Em primeiro lugar, é essencial levantar o máximo possível de informações sobre a situação atual da empresa. Os contratos ainda são registrados no papel? Existem muitas planilhas? Existe um sistema que não é lá essas coisas? Quanto posso investir?

Esse ponto de partida fornecerá informações importantes para as etapas posteriores. Uma vez munido desse raio X da situação atual do negócio, será possível definir a adoção de um novo sistema.

Escolher um CRM adequado

Nesse momento, é a hora de escolher um CRM. Será necessário pesquisar entre as opções disponíveis no mercado aquela que melhor se adéque à situação da empresa. Vale lembrar que sempre deve ser dado um passo de cada vez.

Por isso, o passo a passo ideal seria: fazer um levantamento da situação da empresa, identificar problemas, resolver esses problemas. Após isso, fazer novamente um raio X da empresa para ver o que ainda precisa mudar e quanto se pode gastar.

Estabelecer metas realistas

Lembra quando falamos que uma boa gestão imobiliária inclui metas? Nesses ciclos, as metas aumentarão progressivamente e de uma forma realista, evitando frustrações que desmotivem e possam minar a implantação de um bom processo de gestão.

De volta aos exemplos concretos, uma vez implantado o sistema, é necessário fazer a medição de seus resultados e definir quais etapas devem ser automatizadas no próximo passo.

Seria interessante usar a inteligência artificial para atender seus clientes, ou implantar realidade aumentada para melhorar a qualidade de suas vistorias? O embasamento para obter as respostas sobre qual caminho tomar virão da análise da situação da empresa.

Transformar sua equipe em um time

Outra dica prática é tornar seus colaboradores um verdadeiro time. Não importa quem iniciou o atendimento, qualquer consultor poderá dar continuidade. Isso evita que o cliente fique aguardando a disponibilidade de um profissional específico.

Um ponto importante que não pode ser deixado de lado é, quando um negócio for fechado, comissionar os colaboradores que participaram do processo de compra de maneira justa, de preferência definindo percentuais para cada etapa do processo.

Se antecipar ao futuro

Um bom sistema ajudará a fazer sua gestão financeira, fornecendo dados estatísticos que podem ser usados para ter uma previsão de receita. Ele gerará uma base de dados que com o tempo mostrará exatamente o percentual de inadimplência.

Sabendo da inadimplência prevista, será possível saber antecipadamente quanto da receita planejada de fato entrará no caixa. Com isso, a empresa se torna mais eficiente, pois sabe quanto poderá investir em cada período.

4. Por que o CRM da Salesforce é essencial na gestão imobiliária?

O  CRM da Salesforce é capaz de fazer toda a gestão do seu relacionamento com os clientes, desde o primeiro contato até o pós venda. Nele, é possível obter informações que ajudarão bastante na hora de fazer sua gestão imobiliária.

Mostra a situação atual da empresa

Para fazer o levantamento da situação atual do negócio, esse CRM fornece uma lista completa de todos os interessados que entraram em contato com a empresa. Também é possível saber até onde foi cada um dos contatos. Com essa informação, será possível descobrir por exemplo que muitos clientes ligam mas não avançam no processo.

Com as informações fornecidas pelo CRM, também fica fácil determinar os tipos de imóvel que as pessoas buscam mas que não estão no seu portfolio, ou também quais são os imóveis mais procurados do seu portfolio e qual perfil de cliente que os procura. Essas informações serão úteis para direcionar a elaboração e o aprimoramento de sua carteira de imóveis.

Cuida bem dos seus clientes

O CRM da Salesforce também é capaz de cuidar do contato com os seus clientes, funcionando como uma central de atendimento. Ele gerencia todas as suas formas de contato: email, telefone, WhatsApp, redes sociais e site da empresa.

Com isso, será possível ter em uma única base todos os seus contatos e informações relevantes sobre o que eles buscam, sejam eles clientes em potencial ou que já adquiridos.

Ajuda a encontrar os melhores clientes e imóveis

O CRM da Salesforce também é capaz de gerenciar suas campanhas de marketing. Ao fazer sua gestão, você pode ver entre seus clientes atuais qual o perfil mais satisfeito. A partir daí, você consegue direcionar suas ações para atrair mais clientes com esse mesmo perfil.

O mesmo vale para imóveis. Você pode usar os dados que o CRM do Salesforce fornece para determinar perfis de imóveis com grande busca. Assim, você utilizará essa informação no momento de captar novos imóveis!

Pode ser acessado pelo celular

Uma outra característica bastante importante do CRM da Salesforce é que ele pode ser acessado de qualquer lugar. Mobilidade é um dos itens mais disruptivos da tecnologia, garantindo que a pessoa possa quase estar em dois lugares ao mesmo tempo.

Uma grande vantagem da mobilidade para o ramo imobiliário é permitir que seus consultores encontrem informações preciosas no momento em que estiverem na rua mostrando o imóvel a um cliente interessado.

Também é muito útil quando você estiver no exterior buscando investidores para seu negócio: com seu aparelho celular e uma conexão à internet você terá acesso a todos os dados do seu CRM e poderá utilizar isso como argumento para fechar o investimento.

5. Como usar a tecnologia na gestão imobiliária

Lembra quando falamos sobre prever a inadimplência? Pois bem, um bom sistema não apenas é capaz de prever a inadimplência, conta também com mecanismos que permitem diminuí-la. Esses mecanismos são usados por grandes empresas e têm eficiência comprovada.

O primeiro passo é evitar que o cliente deixe de pagar porque esqueceu. Por isso, o sistema pode enviar um aviso alguns dias antes do vencimento do aluguel para que o cliente possa se planejar.

Como o objetivo principal é receber, deve-se facilitar ao máximo o trabalho do cliente na hora de pagar. Um sistema pode enviar, junto com o lembrete, uma cópia do boleto com código de barras. Assim, o cliente pode até mesmo adiantar o pagamento!

Chegado o dia do pagamento, o cliente recebe novamente um lembrete, de novo com o código de barras e o boleto anexo, caso queira imprimir. A ideia é sempre a mesma: facilitar ao máximo para o cliente.

Alguns dias após do vencimento, é importante enviar um lembrete de que o aluguel está atrasado. O sistema novamente o faz de maneira exemplar: envia junto ao lembrete o boleto, atualizado, com juros e multas. Assim o cliente terá o menor trabalho possível.

Caso ele continue sem pagar, é hora de uma intervenção humana. Por isso, um bom sistema notifica sua equipe sobre os aluguéis em atraso. Assim, é possível analisar esses casos mais graves e tomar medidas mais enérgicas.

Uma vez que o aluguel é pago e o pagamento computado, um bom sistema enviará um aviso ao cliente de que o pagamento foi confirmado. Esse aviso pode vir acompanhado de um demonstrativo dos valores. Tudo isso sem precisar de trabalho humano.

Depois de recebidos os valores, um bom sistema faz os cálculos necessários, transfere o valor para o proprietário do imóvel e emite a nota fiscal, mais uma vez de maneira automática.

Esse foi um exemplo prático do uso da tecnologia para reduzir a inadimplência. Da mesma forma, a tecnologia é capaz de solucionar muitos outros problemas, pois automatiza e aperfeiçoa processos. Pode fazer cálculos de impostos, gerar notas fiscais, dentre outros procedimentos repetitivos.

Também é apto a fornecer dados históricos para que você tome boas decisões. Nos sistemas mais avançados, como o CRM da Salesforce, os dados são analisados de forma a apontar tendências que permitam prever o comportamento de seus clientes.

6. Principais desafios da gestão imobiliária

Conforme citado anteriormente, um fator importante na gestão é ter metas realistas. Com elas, evita-se que a empresa se desmotive com a gestão por não ver os resultados esperados. Na hora de definir suas metas, é importante estar de olho no seguinte:

Implantar uma cultura de inovação

Um processo de gestão precisa de mudanças constantes para conseguir melhorar o resultado final. A isso damos o nome de inovação: fazer coisas diferentes para atingir resultados melhores que os atuais.

Uma boa tática para incentivar o espírito de inovação é a promoção de treinamentos. Após automatizar tarefas repetitivas, seu quadro de funcionários ficará mais motivado. Com a participação em treinamentos, adquirirão novos conhecimentos.

O contato com técnicas diferenciadas e com o aprendizado proporciona ao seu time uma mentalidade mais inovadora. Por não precisarem executar tarefas repetitivas, os colaboradores estarão mais propensos a liberar o lado criativo para achar soluções inovadoras.

Depois de implantar esses passos, você terá uma realidade totalmente diferente na empresa. Isso fará seus funcionários verem que mudança é algo bom. Com isso, terão uma postura mais aberta em relação à inovação e se sentirão mais à vontade para sugerir mudanças.

Por isso, é importante implantar no seu time o espírito da inovação e quebrar a resistência para com a mudança. Os resultados decorrentes dessa cultura inovadora, por sua vez, incentivarão ainda mais os seus colaboradores.

Atentar a aspectos legais

Outro ponto fundamental consiste nos aspectos legais, ou seja regulamentos, leis, normas, dentre outras obrigações. Ao fixar uma meta, tenha sempre em mente suas consequências do ponto de vista legal e burocrático. Por exemplo: se a empresa crescer bastante, pode mudar de classificação fiscal.

Esse fator pode ser decisivo para avaliar se o crescimento vale a pena naquele momento. Em outras palavras, não adianta aumentar seu faturamento se ele não aumentar o suficiente para cobrir os custos com as exigências extras que surgiriam na nova classificação fiscal. 

Analisar a economia

Também é primordial estar de olho no cenário macro para escolher os melhores imóveis. Vale lembrar a importância de sempre fazer uma precificação realista para evitar ficar muito tempo com um imóvel parado. 

Uma dica é que com esses dois argumentos em mão, fica mais fácil convencer o proprietário do imóvel a adotar um preço mais condizente com a realidade do mercado. Com um preço adequado você fará negócios mais rapidamente e alavancará sua empresa.

7. Benefícios de uma gestão imobiliária eficiente

Uma vez que você estiver com um processo de gestão amadurecido, sua empresa estará sempre melhorando. Essa melhora contínua se refletirá nos seus lucros que aumentarão de forma regular. Também terá impacto na satisfação de seus clientes, que serão mais bem atendidos.

Clientes satisfeitos

Uma boa gestão é um ótimo caminho para fidelizar clientes. Clientes satisfeitos elogiam a empresa e a indicam para amigos e familiares. Assim, sua carteira crescerá de maneira constante. O esforço empregado em uma boa gestão imobiliária poderá disparar um ciclo positivo no qual os próprios clientes farão propaganda para você!

Lembra da distribuição entre consultores? Ao montar um time, além de garantir a satisfação de seus clientes ao atendê-los de maneira rápida, você aumentará a produtividade dos funcionários. Trabalho em equipe e automação de tarefas repetitivas são componentes constantes de motivação. 

Empresa a prova de crise

Adotando passos de melhoria contínua, sua empresa estará cada dia mais saudável. Lembra que uma boa gestão implica em olhar para o mercado? Com essa atitude, em eventual situação de crise, será possível agir rapidamente em caso de crise.

Se sua empresa for referência no mercado, mais e mais clientes a procurarão de maneira espontânea. Com menos tarefas repetitivas, você enxugará seu time, mantendo apenas os melhores profissionais. Esses elementos permitem manter uma boa estabilidade mesmo em períodos mais difíceis.

Eficiência e produtividade elevadas

Aplicando a gestão imobiliária, sua empresa estará menos sujeita a erros, seus colaboradores estarão mais satisfeitos e com um ambiente de trabalho livre de tarefas repetitivas. Seus clientes também estarão mais felizes e se beneficiarão de um atendimento personalizado. Esses fatores aumentam consideravelmente a eficiência da empresa.

O uso da tecnologia a seu favor garantirá que você conheça melhor as preferências dos seus clientes, o tipo de imóvel mais procurado e proporcionará as informações necessárias para tomar as melhores decisões, além de antecipar eventuais dificuldades. Por isso, uma boa gestão imobiliária e um software adequado, como o CRM da Salesforce, são elementos imprescindíveis para se manter e crescer no mercado imobiliário de hoje.

Agora que você conhece o conceito de gestão imobiliária, confira 8 benefícios de ter uma plataforma imobiliária para ajudar nesse trabalho.

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