Gestão de contratos imobiliários: saiba como otimizar esse processo

Um contrato bem gerido é garantia de transparência, satisfação para o cliente e ausência de erros. Seja qual for o ramo de negócio da sua empresa, otimização e automação são palavras bastante ligadas. No ramo imobiliário, não é diferente.

Utilizar um software integrado que gerencie todos os processos é uma mão na roda no dia a dia da sua empresa: gera melhores resultados, isentos de erros, de maneira rápida e eficiente. Com isso, seus colaboradores terão tempo de focar no que realmente importa: seus clientes!

Uma gestão de contratos otimizada e automatizada, feita por um bom software de gestão, é capaz de melhorar muito a imagem do seu negócio  no mercado. Um cliente satisfeito sempre falará bem da empresa para amigos e nas redes sociais.

O resultado disso é um só: mais clientes, mais receita e alavancagem do negócio. Continue a leitura para entender a fundo a importância de otimizar a gestão de contratos imobiliários!

Por que é importante otimizar a gestão de contratos imobiliários?

Em um cenário competitivo, é essencial ter um alto nível de profissionalismo e agilidade de processos. Gerenciar os contratos de maneira manual é arriscado e trabalhoso.

Perder prazos e deixar os contratos vencerem é um caminho certo para a informalidade: clientes morando no imóvel sem a renovação do seu contrato. Sua empresa também pode ser surpreendida por um cliente saindo de um imóvel no vencimento do contrato, sem você saber que iria vencer nesse mês.

No caso especial dos contratos de aluguel, é necessário saber mensalmente se o aluguel foi pago, processar os reajustes anuais e enviar os boletos de pagamento para os inquilinos. Também é importante gerar notas fiscais e estar em dia com a Receita Federal.

Em caso de inadimplência, é importante saber o quanto antes para cobrar o inquilino e acionar os órgãos de proteção ao crédito. Tudo isso de forma automatizada, sem interferência de colaboradores humanos.

Por que a automação desse processo é fundamental para a administradora de imóveis?

Com muitos contratos ativos, o seu controle e monitoramento se tornam caros. É um trabalho repetitivo, que consome muito tempo e com alto índice de erros quando feito manualmente. Os cálculos, por exemplo, são uma das etapas mais propensas a equívocos.

Ao automatizar a gestão de contratos, sua empresa deixará de precisar fazer todo esse processo manualmente! Imagine ter todos os meses seu faturamento calculado de maneira automática, sem erros e sem esquecer nenhum detalhe?

Isso é possível com a gestão de contratos automatizada.

Quais as vantagens que a automação de contratos traz para a empresa?

Um sistema automatizado cuidará das tarefas mais pesadas e repetitivas, como geração de boletos, emissão de notas fiscais e cálculos de reajuste. No caso dos contratos de locação, existe a obrigação de fazer seu reajuste anual, entre outras especifidades.

Com essa redução de custos trazida pelo aumento da produtividade de seus processos internos e a consequente maior dedicação de sua equipe a tarefas como captação de novos clientes, a automação aumentará a lucratividade da imobiliária.

Por não precisar que funcionários façam o processo, há uma redução de custos com horas trabalhadas. Essas horas economizadas poderão ser utilizadas pelos colaboradores para tarefas mais lucrativas para a empresa.

A automação pode ajudar no planejamento do meu negócio?

Um sistema automatizado também é capaz de gerar ótimos relatórios gerenciais. Com eles, você poderá saber, por exemplo, qual tipo de imóvel é mais buscado pelos clientes em potencial. Também poderá saber qual a faixa de renda de seus clientes mais satisfeitos.

Ter informações desse tipo é essencial para a tomada de decisões que visem o crescimento futuro da empresa no mercado. Você também poderá fazer promoções e ações mais focadas em seu público-alvo para elevar ainda mais seu nome no mercado.

Um sistema bem programado e alimentado é capaz de informar estatísticas de atraso, calcular impostos e margem de lucro média nos contratos. Também permite medir o desempenho de seus corretores, servindo de guia para treinamentos de aperfeiçoamento de suas habilidades.

Como funciona a automação?

A automação consiste em pegar processos já amadurecidos e colocar um programa de computador para executar essas tarefas de forma automatizada. Ou seja, é uma forma de robotizar o trabalho repetitivo que antes era feito manualmente.

Esse programa executará sozinho todos os passos necessários para completar a tarefa. Assim, seus clientes receberão lembretes no dia de efetuar pagamentos. As transações bancárias também serão feitas automaticamente.

Tudo isso sem o risco de erros e esquecimentos envolvidos no trabalho manual realizado por funcionários. Além disso, a automação segue passos já utilizados com sucesso por outras empresas do ramo. Com isso você terá um processo já amadurecido à sua disposição!

Como implementá-la na minha empresa?

Essencialmente, existem dois caminhos. O primeiro, mais caro, é contratar uma solução de software sob medida para automatizar os processos existentes exatamente da maneira como são efetuados na empresa.

Esse caminho não é o mais recomendado, já que muitas vezes os processos da empresa não estão otimizados. Automatizar uma tarefa que não é executada da melhor maneira possível traz resultados aquém do que poderia ser conseguido automatizando um processo maduro.

Outro caminho, mais recomendado, é adotar uma solução pronta já amadurecida, ou seja, softwares que já são utilizados por muitos clientes e que portanto já tiveram seus processos otimizados. A partir daí a empresa deve adequar os processos existentes aos automatizados.

Como escolher a ferramenta adequada?

Primeiramente, é necessário conhecer seu negócio a fundo. Saber o quanto se planeja investir, qual o tipo de imóvel administrado, se o foco é mais em venda ou em aluguel.

Na hora de escolher seu sistema de gestão de contratos é importante conhecer suas características e a opinião de outros clientes da empresa. É desejável ter um sistema bastante robusto, com as últimas tecnologias como realidade virtual e aumentada.

Depois disso, o ideal é pesquisar bem as opções disponíveis no mercado. A SnapSystems conta com o SnapProperty, plataforma digital para automação imobiliária. É uma opção que merece atenção por ser de um grande player do mercado. Entre em contato conosco para conhecer a fundo nossa solução.

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