Antigamente, a maior parte das atividades que envolvem a locação de imóveis eram feitas de forma física e impressa, fosse para formalizar contratos, criar anúncios, fazer cadastros ou atender aos clientes. Porém, com a transformação digital do mercado, novas soluções surgiram para otimizar todas essas atividades, como a plataforma digital para gestão.

Essa ferramenta permite que os negócios do setor imobiliário otimizem suas atividades, reunindo suas informações e estratégias num único ambiente e de forma automatizada. Isso resulta em diversos benefícios para a equipe e, consequentemente, para a empresa — como ganho de produtividade, aumento da receita e maior vantagem competitiva.

Além disso, uma plataforma digital apresenta uma importância mais significativa para essas empresas. Nesse meio, documentos são de grande importância e qualquer dano pode resultar em problemas gigantescos. Dessa forma, lidar com esses itens apenas de forma física se torna um risco para as empresas.​

Pensando nisso, criamos esse guia completo sobre a importância da plataforma digital para gestão de locação de imóveis, apresentando como essa ferramenta é importante para o sucesso de um negócio no setor imobiliário. Leia até o final para conferir!

O que faz uma plataforma digital especializada em gestão de locação de imóveis?

Primeiramente, é importante compreender o que é uma plataforma digital especializada em gestão de locação de imóveis. Essa solução nada mais é do que um software ou sistema que automatiza e integra as atividades realizadas por uma empresa do setor imobiliário — Comercial, Administrativo e Financeiro.

Comercial

Na frente comercial, é possível realizar desde atividades de captação e criação de perfil de cliente, até o atendimento e organização das tarefas físicas da gestão. Tudo por meio de diversas funcionalidades, como:

• registro de atendimentos realizados;
• cadastro automático de clientes provenientes de anúncios e portais de divulgação;
• processo de captação de clientes;
• processo de locação;
• agendamento de visitas digital;
• fluxo de emissão, envio e aprovação de propostas;
• criação de perfis de clientes baseados em características buscadas nos imóveis;
• cadastro de clientes e parceiros;
• agendamento de vistorias e publicação de laudos automatizados;
• automação da emissão e assinatura de contratos.

Essas funcionalidades permitem que os consultores acompanhem seus processos e melhorem a experiência do cliente durante seu processo de compra ou locação — bem como durante a vigência de seu contrato.

Administrativo

Em relação às atividades da área administrativa do negócio, uma plataforma digital focada em empresas do setor imobiliário oferece funcionalidades, como:

• automação do faturamento;
• automação da geração de lançamento de aluguel e taxas administrativas;
• envio de faturas por e-mail para locatários;
• repasse automático do valor do aluguel para o proprietário;
• controle de pagamentos e reembolsos de IPTU, contas de consumo e taxas de condomínio;
• controle da vigência de apólices de seguros;
• automação dos cálculos de prêmio e valores de coberturas de seguro;
• solicitação online de manutenção para imóveis;
• recebimento de feedback dos clientes;
• acompanhamento online da execução de manutenções;
• automação do processo de renovação de contratos de locação;
• solicitação, pagamento e acompanhamento de reembolsos;
• otimização dos processo de desocupação.

O sistema de gestão, em suas modalidades voltadas ao administrativo, permite que a equipe mantenha um bom atendimento aos locadores e locatários durante a vigência dos contratos, garantindo relacionamentos satisfatórios no longo prazo.

Financeiro

As funcionalidades voltadas para a parte financeira envolvem:

• automação da emissão e atualização do DRE, balanço patrimonial e outros lançamentos contábeis;
• controle e fluxo de autorização de pagamentos;
• gestão de cobranças;
• atualização de saldos de contas corrente;
• automação da emissão de nota fiscal de serviço.

O sistema de gestão permite que os profissionais que lidam com essa área realizem suas funções de forma mais rápida e eficiente, deixando de perder tempo com práticas que podem ser automatizadas.

Quais os benefícios gerados pela plataforma digital?

Fica evidente que o sistema de gestão otimiza as atividades dos profissionais, uma vez que oferece a automação de muitas de suas funções. Com isso, a equipe tende a aumentar sua produtividade, permitindo que consultores façam o controle de mais contas, com mais qualidade.

Outro benefício trazido pela plataforma digital é a redução de erros manuais e problemas com perda ou danos de documentos, que podem resultar em diversas dores de cabeça para o negócio — como multas, juros e até mesmo processos legais. Com a automação, a empresa reduz os riscos trazidos por essas falhas.​​

A satisfação dos clientes também tende a aumentar. Isso porque os consultores têm mais tempo para oferecer atendimentos agradáveis e personalizados. O acesso a informações e automação de atividades também contribui, uma vez que, agora, eles podem encontrar opções de imóveis e emitir propostas em questão de minutos.

Além disso, ao adotar o sistema de gestão e passar a fazer seus processos de forma digital e automatizada, a empresa ganha a possibilidade de acompanhar uma tendência importante do mercado: a construção de estratégias omnichannel.

Qual é a relação de plataformas digitais com omnichannel?

Com o crescente uso da internet e outros canais de comunicação, empresas de todos os tamanhos e segmentos passaram a reconhecer a importância de estratégias omnichannel, ou de integração da experiência do consumidor.

O termo é usado para se referir a uma das formas como os canais de comunicação de uma empresa são usados, resultando em diferentes níveis de experiências de compra a seus clientes no mercado. Existem três tipos de estratégias usadas no mercado, são elas:

• multichannel: empresas que oferecem diferentes canais para realizar o atendimento ao cliente, sem nenhum tipo de conexão entre eles — representa um cenário de concorrência;
• crosschannel: empresas que oferecem diferentes canais que, em algum momento, podem se relacionar — cenário de complemento;
• omnichannel: empresas que oferecem diferentes canais que são totalmente integrados e unificados — cenário de cooperação.

Para que o omnichannel funcione de forma correta, é essencial que a empresa invista em tecnologia de integração, unificando as informações sobre os clientes em todo o seu processo de contato com a organização — visitas ao site, interações online, solicitação de contato, encontros físicos, propostas, contratos finalizados e em andamento etc.

O ideal é que a empresa construa um banco de dados unificado de seus clientes, contando com informações de todas as frentes que estabelecem algum tipo de contato com ele. O acesso a esse ambiente deve ser compartilhado, permitindo que todos os profissionais possam contribuir e usar seu conteúdo para fazer contatos mais personalizados com os clientes.

Nesse sentido, uma plataforma digital pode ser compreendida como a ferramenta que viabiliza a criação e execução de estratégias omnichannel. Esses sistemas oferecem justamente a unificação das informações, sua automatização e compartilhamento entre o time.

Qual a importância dos multicanais para um melhor atendimento no mercado imobiliário?

O atendimento no mercado imobiliário é, com certeza, um dos fatores decisivos para o sucesso de qualquer empresa, uma vez que lidam com transações que envolvem contato direto com o cliente e, normalmente, alto valor de investimento. Por isso, é fundamental que essa pessoa se sinta bem tratada e confie no consultor para assinar um contrato.

Perfil ideal de consultores

Para atender de forma eficiente é preciso que os profissionais da empresa dominem diversos conhecimentos e habilidades, tais como:

• conhecimento sobre a missão, visão e valores do negócio;
• boas práticas de atendimento;
• entendimento dos imóveis e locais disponíveis;
• diferenças entre as opções disponíveis;
• conhecimento para saber compreender as necessidades dos clientes e escolher as melhores opções para cada um;
• processos e formatos adequados para cada serviço prestado;
• conhecimento sobre o público atendido pela empresa e melhores formas de atender suas necessidades.

Esses profissionais se formam com treinamentos, investimento e tempo de trabalho. O ideal é que seja feito um acompanhamento de seu desempenho, garantindo que eles sempre estejam preparados para oferecer um atendimento de qualidade.​

Novo perfil dos consumidores

Como falamos, um dos conhecimentos necessários para oferecer um bom atendimento é saber mais sobre o público atendido pela empresa e suas necessidades. Isso envolve entender como seu processo de compra funciona.

Os novos consumidores estão cada vez mais conectados e exigentes em suas relações no mercado. Com acesso facilitado à internet e diversos meios de comunicação, é comum que eles envolvam diferentes canais em seu processo de compra.

Um estudo realizado pela empresa Criteo, feito com o objetivo de definir o novo perfil do consumidor, chamado The Shopper Story 2017, indica que 79% das pessoas já se enquadram na categoria de omnishopper, ou seja, realizam um processo de compra que envolve mais de um canal.

O uso de diferentes canais é uma grande tendência — seja para consumir, resolver problemas, solucionar dúvidas, aprender ou se entreter. Alguns números que mostram esse cenário são:

• o Brasil tem mais de 306 milhões de dispositivos móveis ativos ​— smartphones, tablets e notebooks;
• um brasileiro gasta, em média, 9h14 conectado à internet;
• o tempo gasto nas redes sociais é de 3h39, em média;
• só no primeiro semestre de 2018 27,4 milhões de consumidores realizaram compras no meio online, sendo 4,5 milhões consumidores em sua primeira compra;
• no mesmo período anterior, 32% das transações de e-commerce foram realizadas por dispositivos móveis — aumento de 41% em relação ao mesmo período do ano anterior;
• 10% de todos os pedidos online realizados no primeiro semestre de 2018 foram retirados em pontos físicos, por meio de estratégias omnichannel.

Essas informações mostram que o meio digital é onde os consumidores estão despendendo seu tempo. Dessa forma, é natural assumir que empresas que não ofereçam opções que se adequem a esse comportamento tendem a ser deixadas de lado.

Caso o negócio não tenha um time qualificado e preparado para lidar com essas novas necessidades, é muito provável que seu desempenho seja comprometido no longo prazo. Os profissionais do mercado imobiliário precisam adotar estratégias omnichannel, aumentando suas chances de contato com o público em diferentes canais.

Isso não significa que as transações serão feitas sem contato físico, muito pelo contrário, a tecnologia e investimento em novos canais permitem que esses momentos sejam melhor desenvolvidos.

Isso porque o cliente pode receber informações e se preparar melhor para uma visita, bem como o consultor pode usar um sistema para emitir documentos e mostrar os benefícios do local de forma mais interativa e dinâmica, mesmo depois da visita.

Além disso, é importante compreender que diversos setores da economia já se adaptaram — ou estão no processo de se adaptar — às novas tecnologias e seu impacto no mercado consumidor.

Dessa forma, optar por não mudar é algo arriscado para as empresas. Os diferentes canais de comunicação trazem oportunidades de se aproximar e criar melhores relações com seu público, para todos os negócios, incluindo os do setor imobiliário.

Quais são os principais desafios para garantir o sucesso dessas tecnologias?

Assim como outras mudanças no meio corporativo, a adoção de plataformas digitais de gestão, que viabilizam a criação do omnichannel, enfrentam alguns desafios dentro das empresas. Abordaremos os mais importantes a seguir.

Mindset limitado da gestão

O primeiro grande problema enfrentado por profissionais que desejam implementar uma plataforma digital e viabilizar uma estratégia omnichannel em seu negócio é a barreira criada por mindsets limitados na gestão.

Como falamos, um projeto de sucesso necessita investimento e, sem o apoio de cargos de alta hierarquia, dificilmente o projeto conseguirá ter sucesso, sendo barrado logo nas questões de integração e compartilhamento de informações.

Dessa forma, o ideal é que o mindset da empresa seja modificado. É preciso apresentar os benefícios e razões para adotar essa mudança, mostrando que esse é o melhor caminho para o sucesso do negócio no longo prazo.

Baixo investimento

Como consequência de um mindset limitado sobre a plataforma digital e implementação de estratégias omnichannel, é comum que a gestão limite o investimento disponível para essa ação — isso quando elas são aceitas.

Dessa forma, o time responsável pode acabar com uma plataforma barata e sem qualidade, que não resultará em benefícios e otimização das atividades da equipe, mas sim em problemas e frustrações.

Resistência dos profissionais

Outro problema enfrentado é a resistência dos profissionais em se adaptar e passar a usar as soluções implementadas. Muitos consultores, principalmente aqueles que já têm vários anos de casa, acreditam que o método tradicional de trabalho é o único possível e se opõem a usar uma plataforma digital ou compartilhar seus conhecimentos.

O ideal é ter um processo de adaptação dentro do seu plano de implementação, treinando e preparando esses profissionais para os novos formatos de atuação. Isso é importante para eliminar a resistência e garantir que todos saibam como aproveitar ao máximo as funcionalidades de uma plataforma.

Viabilidade da integração de canais

Por fim, um dos principais desafios enfrentados durante a adoção de estratégias omnichannel é a dificuldade no processo de integração de canais, ou seja, a escolha e utilização de tecnologias e processos que garantem a unificação do banco de dados e distribuição das informações, garantindo que elas sejam confiáveis.

A realidade é que a coleta de dados de uma empresa é muito complexa, principalmente quando são usados diferentes canais de comunicação com os clientes. Normalmente, os dados coletados durante o cadastro de um cliente na empresa podem divergir daquilo que outro consultor tem, gerando confusões sobre qual dado é o correto.

O ideal é ter um sistema único de cadastro e gestão, bem como um time especializado em tratamento e cuidado de dados. Dessa forma, a credibilidade e confiança nas informações acessadas é mais garantida, reduzindo os riscos de uma estratégia falha.

Outro problema muito comum é a instabilidade das integrações realizadas. Quando as empresas utilizam diferentes sistemas e programas na gestão e optam por integrar todos eles, é comum usar soluções que conectam seus dados. Porém, essa prática pode resultar em instabilidades, onde os conectores deixam de funcionar e os dados ficam indisponíveis.

Dessa forma, é fundamental dedicar tempo e investimentos financeiros para que a solução de integração adotada seja de qualidade, segura e funcional para a empresa. Além disso, é indicado que profissionais de TI sejam envolvidos no processo de escolha desse sistema, permitindo que eles avaliem questões técnicas de integração.

Qual o papel da plataforma digital para derrubar essas barreiras?

Uma plataforma digital para gestão de locação de imóveis oferece uma série de funcionalidades para as principais frentes do negócio. Dessa forma, essas soluções já trazem em sua configuração a integração de dados.

Por esse motivo, empresas que adotam sistemas completos para sua gestão não precisam se preocupar com um dos mais importantes desafios da construção de estratégias omnichannel: a viabilidade de integração dos canais.

Além disso, as empresas de tecnologia do mercado já reconhecem a necessidade de desenvolver soluções de TI que sejam facilmente integradas a outros sistemas, uma vez que essa é uma demanda global. Dessa forma, é muito provável que uma solução com menos funcionalidades permita a integração aos sistemas já usados pela organização.

Outra característica de uma plataforma digital eficiente é que ela seja de fácil uso e compreensão, fazendo com o que o processo de adaptação dos profissionais seja facilitado. Com isso, os problemas de resistência à mudança são minimizados.

Quanto aos desafios sobre o mindset e verba destinada à aquisição de uma solução de gestão, muitas empresas oferecem materiais e realizam apresentações para mostrar como esse investimento pode trazer benefícios para o negócio.

Por que é importante acompanhar os hábitos do consumidor e investir em tecnologias?

Antigamente, quando a concorrência não era acirrada e as pessoas não tinham opção, as empresas ditavam como as mudanças aconteciam — ou não — dentro dos mercados. Entretanto, com os avanços tecnológicos e a criação de um cenário dinâmico e competitivo, o jogo mudou.

Agora, são os consumidores que ditam como suas experiências de compra devem acontecer, sendo eles o centro de todas as transformações na área de atendimento do mercado. Dessa forma, é fundamental saber como acompanhar suas necessidades e comportamento.

Como falamos, o novo consumidor é omnichannel, ele usa diversos canais e espera que as empresas estejam presentes em todos eles. Mais do que isso, eles desejam um atendimento integrado, que não exija que ele repita informações já transmitidas para a empresa — mesmo que seja em outro canal, diferente do que ele está usando agora.

No contexto do setor imobiliário, os consultores precisam do histórico de transações feitas com cada cliente, compreendendo seu perfil e sabendo como preparar ofertas que atendem às suas necessidades. Ainda é preciso estar presente e disponível nos canais que eles desejam.

Além disso, é importante entender que as mudanças no comportamento dos consumidores são constantes, ou seja, é necessário ficar atento às tendências e novidades que podem influenciar suas preferências e exigir novas transformações nas empresas.

O papel da tecnologia para acompanhar as mudanças do consumidor

Assim como a adoção de novas tecnologias, as mudanças no comportamento dos consumidores acontecem de forma cada vez mais acelerada. Por esse motivo, é preciso buscar por maneiras estratégicas para fazer o acompanhamento desses cenários.

Nesse sentido, soluções voltadas para o monitoramento e captura de dados de comportamento são fundamentais. Essas ferramentas permitem que o público seja acompanhado com maior proximidade e, normalmente, refletem um cenário mais próximo da realidade do mercado para as empresas.

Algumas plataformas digitais de gestão oferecem funcionalidades de coleta e análise de dados sobre os consumidores, garantindo que as informações disponíveis para os consultores sejam atualizadas em tempo real. Isso permite que eles sempre trabalhem com menor margem de erro em sua abordagem no atendimento.

Fica evidente que uma plataforma digital é uma ferramenta importante para empresas do setor imobiliário. A possibilidade de automatizar e unificar processos promove diversos benefícios ao negócio, como aumento da produtividade e ganho de competitividade no mercado.

O ganho também é encontrado no atendimento ao cliente, uma vez que essa solução proporciona a oportunidade de criar melhores experiências aos clientes. Consultores e gerentes comerciais têm acesso a perfis mais completos e conseguem personalizar esse processo.

Ademais, uma plataforma eficiente permite que esses negócios adotem estratégias omnichannel, acompanhando uma tendência importante do comportamento dos consumidores. Isso garante maior competitividade para a empresa.

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