A desocupação do imóvel é a etapa mais propícia para o surgimento de conflitos que podem prejudicar o relacionamento entre proprietário e locatário. Conduzir corretamente essa etapa é a chave para a manutenção dos seus clientes para futuros contratos.

Por isso, contar com a ajuda de um sistema para cuidar dos processos repetitivos libera sua energia para focar no essencial nessa etapa: intermediação, negociação e conciliação, além de minimizar a possibilidade de erros humanos.

Neste artigo você vai entender exatamente como conduzir esse momento delicado de maneira a manter a satisfação dos seus clientes. Acompanhe!

Comunicação da desocupação do imóvel

Antes de entregar o imóvel, a parte interessada deve comunicar a outra parte sobre sua intenção. Na maioria dos casos, funciona como um aviso prévio: a parte interessada na desocupação do imóvel deve comunicar por escrito a intenção de desocupá-lo 30 dias antes de fazê-lo.

O processo de desocupação e as obrigações variam dependendo do momento em que o imóvel for desocupado. A lei do inquilinato nos diz em detalhes as regras que se aplicam a cada situação.

Incidência de multa

Essa regra só não vale se o contrato for por período indeterminado ou se a locação já tiver duração de mais de 30 meses. Nesses casos o locatário é dispensado do pagamento de multa, mas ainda deve cumprir os 30 dias de aviso prévio.

De acordo com a lei do inquilinato, em casos específicos, como a mudança do local de trabalho do locatário, a multa deixa de ter validade. Por isso é importante conhecer os detalhes da lei antes de entrar com uma ação de cobrança que não seja amparada pela Justiça.

Realização da vistoria

Deverá ser efetuada uma vistoria após a desocupação do imóvel — para assegurar que a propriedade está em perfeitas condições, assim como no início do contrato. Nesse momento recomenda-se a presença do locatário, de modo a minimizar as chances da contestação de algum defeito.

Quando se conta com a ajuda de um sistema de gerenciamento de contratos, é possível ter as fotos do imóvel no início do contrato, o que facilita a comprovação de eventuais defeitos que devem ser corrigidos e evita desgastes com o locatário — que será responsável pela execução dos reparos.

Execução de reparos

É importante definir a responsabilidade dos reparos já no início do aluguel, especificando em contrato e facilitando o acordo entre as partes. Assim, desde o começo da locação as partes estarão cientes de suas responsabilidades, e na desocupação do imóvel haverá menos chance de conflitos.

De acordo com a lei do inquilinato, os reparos referentes à parte estrutural do imóvel — como suas paredes, tubulações e instalações elétricas, bem como itens de desgaste natural — são de responsabilidade do proprietário.

Já os reparos de acabamento — como portas, janelas, vidros e pintura — são de responsabilidade do locador, devendo, ao desocupar o imóvel, entregá-lo nas mesmas condições em que foi recebido no início do contrato.

Entrega das chaves

Depois de reparar os defeitos encontrados na vistoria, o locatário deverá fazer a entrega das chaves e dos documentos comprobatórios de quitação de contas como água, luz, gás entre outros.

A partir desse momento o locatário está dispensado do pagamento de novos aluguéis.

Faturamento

Dependendo da maneira com que o processo de desocupação do imóvel for conduzido, o inquilino deverá pagar a multa, despesas com reparos (caso sejam de sua responsabilidade), entre outros encargos.

Nessa etapa é muito interessante contar com a ajuda de um sistema de informação que automatize o processo, que gera o boleto e envia lembretes de pagamento. Isso reduz o trabalho manual e as chances de inadimplência

Com um bom sistema essa etapa torna-se totalmente automática, dispensando qualquer intervenção dos funcionários — o que significa que os colaboradores serão liberados para outras tarefas vitais para o negócio, como prospecção de novos clientes e imóveis.

Distrato

O termo de distrato é gerado após todas as obrigações quitadas. Ele deve ser assinado por ambas as partes, de modo a explicitar que o contrato de locação foi extinto. A partir de então não há mais nenhuma obrigação entre as partes.

Imagine que, por falha humana, seja emitido e assinado um distrato antes que uma das partes tenha cumprido sua responsabilidade. Nesse cenário, a imobiliária pode ser obrigada a arcar com o pagamento de contas não quitadas ou até mesmo a execução de reparos no imóvel, resultando em prejuízos.

Aqui, novamente a presença de um sistema de controladoria é de extrema importância, pois evita erros manuais — como fazer o distrato antes que os pagamentos e os reparos tenham sido devidamente efetuados.

Satisfação dos clientes

Melhorar a satisfação dos clientes desde o início do relacionamento com a sua empresa é essencial para fidelizar e aumentar a sua clientela. Um cliente satisfeito tende a indicar a sua empresa para os amigos e parentes.

Após um processo de desocupação do imóvel bem conduzido, as partes envolvidas estarão satisfeitas, e isso terá um impacto muito positivo sobre a continuidade do seu relacionamento com os clientes.

Ao seguir as dicas deste artigo, sua chance de manter os seus clientes fiéis é grande. Por outro lado, falhas nessa etapa podem levar a conflitos, inclusive judiciais, que não são interessantes para ninguém.

Quanto mais cientes todos os envolvidos estiverem de suas obrigações desde a assinatura do contrato, menores são as chances de ocorrerem desavenças e conflitos na hora de proceder com a desocupação do imóvel.

Sistema de informação

Um sistema automatizado que ajuda na condução dos contratos desde o começo é um grande aliado na manutenção da satisfação dos clientes. Um sistema desse tipo gera muitos benefícios para a sua empresa.

O SnapProperty é uma solução que auxilia em todos esses processos. Desde a captação de locatários e imóveis, a vistoria de entrada no imóvel e a geração de faturamento mensal até a automatização dos processos de desocupação do imóvel, a ferramenta oferece ótimo custo-benefício.

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