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Aprenda a otimizar a agenda de consultor de imóveis em 7 passos

Uma das grandes vantagens de ser um consultor imobiliário é a flexibilidade do seu horário de trabalho, que é definido por ele próprio. Porém, é preciso saber lidar muito bem com isso, pois gerenciar o tempo não é uma tarefa fácil e exige habilidades e recursos específicos. Justamente por isso, ter uma agenda de consultor de imóveis otimizada é fundamental.

Atender a todos os compromissos da semana, atingir as suas metas e, ainda assim, ter um tempo livre de qualidade para o lazer, a família e os amigos é, sim, possível. Quer saber como? Aproveite estas dicas que separamos para você e melhore a sua produtividade!

Por que é importante ter uma agenda bem organizada?

De fato, não adianta só ter uma agenda. Se ela não for bem utilizada, o consultor de imóveis pode enchê-la de anotações sem classificação e ordenações, e acabar se perdendo no meio de tanta informação. Para piorar, muitos se tornam escravos dela, tendo uma vida de correria, estresse e poucos resultados concretos.

Agora, com a organização certa, a agenda passa a atuar como uma verdadeira aliada da produtividade — em vez de vilã —, ajudando a evitar erros de principiantes e atrasos nos encontros marcados com os clientes.

Como a agenda de consultor de imóveis pode ser otimizada?

O primeiro passo é estabelecer um critério para organizar as anotações. Elas podem ser categorizadas por data, relevância, cliente etc., o que for mais conveniente para você. A partir daí, pode-se seguir para as outras dicas, que listamos abaixo.

1. Defina metas e prioridades a serem cumpridas

Embora você tenha objetivos mensais traçados pela empresa, crie as suas próprias metas. Muitas vezes, você sente que pode ir além e fazer mais; nesses casos, faça a diferença. A ideia é que você se desafie sempre e explore ao máximo o seu potencial.

Para conseguir isso, contudo, será preciso separar o que é prioridade daquilo que pode esperar. Se as visitas de interessados em alugar um imóvel forem a sua prioridade, por exemplo, analise quantas visitas você pode fazer por dia e torne isso a sua meta inicial. Assim, os outros quesitos podem ser atendidos conforme sua urgência e necessidade.

Quanto mais você conseguir otimizar a sua agenda de trabalho, melhor poderá aproveitar o tempo disponível — e, como dizem no mundo dos negócios, tempo é dinheiro.

2. Evite trabalhar domingos e feriados

Um dos motivos que mais geram estresse nos consultores imobiliários é ter que trabalhar domingos e feriados para dar conta de atender à agenda atrasada. Dessa forma, eles sacrificam o descanso e o lazer, fundamentais para recarregar as baterias para a próxima semana.

A boa notícia é que, organizando bem a sua agenda, é bem provável que você consiga fazer tudo entre a segunda e o sábado, e ainda terá um tempinho para analisar os resultados! Então, tente encaixar todas as suas tarefas nesse período.

Se precisar de um tempo extra, use o final de um dia ou um horário mais cedo que o normal. Aproveite a natureza dos compromissos: tarefas burocráticas, por exemplo, como redigir um contrato, podem ser realizadas em casa, à noite.

3. Abra espaço para imprevistos

Mesmo que você organize todas as tarefas do dia, é comum que surjam imprevistos. Alguns podem esperar, e você consegue transferi-los para o dia seguinte; mas, quando se trata de um assunto urgente, não há jeito.

Ainda assim, isso não significa que a sua agenda precise ser desrespeitada ou ficar bagunçada. Por isso, tente reservar uma hora do seu dia, mais ou menos, para atender a emergências. Assim, você cumpre com seus compromissos diários e ainda evita deixar pendências que possam acumular serviços para os dias posteriores.

4. Estabeleça seus limites

Ao marcar tarefas e compromissos na sua agenda, é preciso considerar não só o tempo para começar, mas também para terminar o trabalho.

Se a sua meta semanal não for alcançada até as 17 horas de sexta-feira, por exemplo, não será em sessenta minutos que você conseguirá fazer isso — a menos que falte bem pouco, aí vale o esforço. Caso contrário, é hora de desacelerar e colocar tudo em ordem para tirar a diferença na semana seguinte.

Por isso, sempre estabeleça prazos para terminar cada tarefa. Se você se sentir sufocado e achar que não dará conta das metas que estabeleceu, coloque o que for menos importante em segundo plano, dando prioridade máxima ao que é fundamental na agenda. Então, limite o seu tempo de trabalho e foque em dar o máximo dentro desse período.

5. Prepare um checklist

Você até pode preparar a sua agenda da próxima semana já na sexta-feira à tarde ou à noite, mas, para garantir mesmo que nada será esquecido, é preciso fazer um checklist na segunda-feira pela manhã, antes de retomar o serviço.

O ideal é que você acorde um pouco mais cedo na segunda e passe o olho em suas anotações, para revisar o que é prioridade para aquele dia, o que deixou de ser e o que passou a ser. Então, monte um checklist reorganizando as suas tarefas e, sempre que finalizar uma, marque-a como concluída.

Isso deve ajudar você a atualizar os compromissos e fazer uma projeção de como será a semana, acompanhando o seu desempenho em tempo real.

6. Evite as distrações

A tecnologia pode ser uma grande aliada do trabalho, mas apenas se for utilizada com consciência. Por isso, tenha bom senso e evite assistir a vídeos no YouTube, ler e enviar e-mails pessoais, conferir o feed do Facebook, entre outras atividades durante o trabalho. Você pode reservar parte do seu tempo diário para isso, mas, enquanto estiver no período produtivo, tente manter o foco na sua agenda.

Também não se distraia com conversas paralelas. Alguns clientes gostam de falar por horas sobre a família e outras coisas irrelevantes. Nesses casos, seja educado e diga que precisa ir, mas que vocês podem continuar a conversa um outro dia.

7. Invista na tecnologia

Por fim, já que falamos em tecnologia, é importante lembrar que você não precisa mais ter uma agenda impressa ou controlar tudo em planilhas eletrônicas. Hoje, é possível contar com um software específico para isso, que além de oferecer diversas ferramentas de gerenciamento para administradoras de imóveis, ainda disponibiliza uma agenda digital própria para os profissionais da área.

Em outras palavras, você pode acessar todas as informações on-line, pelo celular ou outro dispositivo, a qualquer hora e lugar, evitando o risco de agendar mais de um compromisso no mesmo horário, por exemplo. Além disso, essas ferramentas permitem o compartilhamento seguro das informações com os outros envolvidos.

Na maioria das vezes, tanto o locador quanto o locatário têm pressa e precisam resolver tudo bem rápido. Nesse sentido, ter uma agenda digital automatizada agiliza os seus processos, contribuindo para aumentar a confiança e melhorar o relacionamento deles com o profissional.

Enfim, como pode ver, ter uma agenda de consultor de imóveis otimizada pode gerar ótimos frutos, como mais e melhores negócios. Então, aproveite as nossas dicas e dê um upgrade nos seus resultados!

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