Lidar com inadimplência é um dos desafios de gestão de diversas empresas em diferentes segmentos. Por isso, é interessante utilizar uma régua de cobrança para auxiliar na comunicação com os clientes e evitar esse problema. Com uma ferramenta como essa, o gestor consegue administrar melhor os negócios, otimizar a produtividade dos envolvidos e melhorar a experiência dos locadores, locatários e colaboradores.

Selecionamos algumas informações importantes sobre o assunto neste post. Continue a leitura e saiba mais!

O que é uma régua de cobrança?

Inadimplência é um risco para as companhias, pois representa que aquilo que estava registrado para ser recebido não foi efetuado, e isso desestabiliza as contas e o planejamento realizado. Esse problema tem diversas origens: negligência de clientes com históricos ruins e esquecimento são algumas.

Por isso, é importante estruturar uma sequência de procedimentos que visam lembrar os colaboradores e os consumidores dos compromissos assumidos. A régua de cobrança é uma forma de fazer isso. Trata-se de uma série de medidas que a empresa deve tomar para evitar inadimplência e atraso nos pagamentos. Isso começa já no pós-venda, quando a companhia informa os detalhes e dados da transação que foi realizada.

No caso de uma imobiliária, isso é necessário porque os locadores — os que são principalmente prejudicados com a falta de pagamento — podem ficar insatisfeitos e deixar de fazer negócios com a organização por conta de uma gestão problemática. Além de acarretar em prejuízos para a companhia em si, a negligência quanto ao pagamento, no contexto do setor imobiliário, também afeta outros clientes.

Dessa forma, os gestores conseguem um gerenciamento mais organizado das contas, com mais garantia de que as entradas serão efetuadas como esperado.

Para que serve uma régua de cobrança?

Um dos principais motivos para utilizar uma régua de cobrança é o fato de ser uma ferramenta também auxilia na satisfação dos clientes, por meio de uma comunicação mais clara, que evidencia as informações com relação às faturas e aos dias de vencimento, bem como às consequências do atraso. Com isso, a companhia consegue mais transparência no relacionamento com o consumidor.

Esses procedimentos servem para aumentar a velocidade das coletas e a precisão, com mais organização para evitar esquecimentos.

O relacionamento com o cliente pode ser otimizado com estratégias para criar acordos entre proprietários e inquilinos. Com o consentimento dos envolvidos e a análise das especificidades, é possível diminuir o prejuízo.

O objetivo deve ser ajudar o cliente a voltar para a uma situação regular. Por isso, viabilizar formas mais flexíveis de pagamento é interessante. Assim, a experiência desse cliente é otimizada, o que contribui para sua satisfação.

As réguas também ajudam a empresa a saber o que fazer em casos de atrasos. Afinal, como isso é algo possível de acontecer, os administradores precisam estar preparados. Com a definição de ações específicas para cada etapa, os colaboradores ficam cientes de suas responsabilidades e contribuem para que as consequências sejam minimizadas.

No geral, a régua de cobrança ajuda a criar uma gestão mais consistente com a visualização das faturas, datas e pessoas responsáveis por lidar com cada consumidor. Ou seja, além de auxiliar na questão do pagamento, é importante para melhorar o gerenciamento da carteira de clientes.

Como pode ser implementada?

Alguns casos de inadimplência são gerados por insatisfação do cliente com relação às normas da empresa. Uma régua e uma estratégia de gestão mais inteligente também ajudam a evitar esses problemas.

Isso pode ser feito com personalização dos processos e métodos utilizados, considerando a situação de cada cliente em específico. Se um consumidor paga sempre atrasado, mas em um dia certo todos os meses, uma opção viável é sugerir que ele troque a data de pagamento, por exemplo. Os acordos podem ser oferecidos com base em dados sobre cada situação especialmente.

A régua de cobrança deve ser implementada como um mapeamento de processos a serem realizados para lembrar os clientes dos compromissos assumidos: de notificações por e-mail à ligações para lidar com detalhes mais específicos. Isso geralmente é feito com uma certa regularidade, dias antes da data de vencimento.

É importante utilizar diversos meios diferentes de comunicação: SMS, telefone e ferramentas digitais, como e-mail e apps de mensagens instantâneas. No entanto, cada método deve ser aplicado em fases específicas, pois cada um é recebido pelo cliente de forma diferente. Geralmente o e-mail é a principal forma de comunicação, pois permite o envio de mais detalhes acerca do pagamento, do vencimento, entre outras coisas.

Aluguel

A régua de cobrança é bastante útil para lembrete e notificações sobre o pagamento de aluguéis. Se o pagamento vence no dia 5, por exemplo, mensagens são enviadas no dia 1 e no dia 4 para que o locatário esteja ciente do seu compromisso e possa arcar com isso.

Dessa forma, o locador fica mais confiante de que o seu pagamento será efetuado, tornando a relação entre ambos mais clara.

Encargos

Também é uma estratégia eficiente para a cobrança de encargos, como contas de luz, água, IPTU e seguros. Esses pagamentos são sempre mais complicados de gerenciar por serem recorrentes, por isso, podem ser facilmente esquecidos ou negligenciados por clientes e colaboradores.

Cancelamento de serviços

No caso de um imóvel, caso o pagamento não seja efetuado dentro dos dias e não haja nenhum acordo, é importante iniciar o processo de desocupação. Isso é semelhante à suspensão de serviços em negócios de outros segmentos, que pode ser feito imediatamente ou não.

Dispor de uma ferramenta de gestão de pagamentos ajuda as empresas nesse momento também.

Como utilizar essa ferramenta para construir um processo eficiente na sua empresa?

Uma boa forma de conseguir melhores resultados no gerenciamento de cobranças é utilizar um software para automatização de tarefas. Com um sistema eletrônico é possível agregar mais agilidade aos processos de notificação, gestão dos clientes e dos casos específicos, já que eles também coletam dados e constroem perfis desses consumidores.

Assim, o gestor visualiza melhor as faturas, os dias de vencimento e todos os detalhes relevantes. É possível também automatizar a emissão de boletos para reduzir a burocracia, otimizar o tempo e diminuir os custos.

Um dos grandes problemas na gestão de cobranças de uma companhia com uma carteira grande é o fato de que erros podem acontecer e podem prejudicar os envolvidos. Um sistema computacional consegue auxiliar no aumento de precisão para prevenir problemas e falhas, pois os processos são automatizados. Assim, problemas financeiros, que poderiam também gerar uma reputação ruim, são evitados.

Como vimos, uma boa maneira de gerenciar as coletas e os pagamentos é a utilização de uma régua, ou seja, um conjunto de medidas separadas por etapas para otimizar a comunicação. É uma eficiente estratégia para evitar inadimplência e melhorar o relacionamento e a satisfação dos envolvidos.

Agora que você já sabe mais sobre a importância de uma régua de cobrança, confira este artigo sobre como fazer uma análise de risco de um locatário para evitar eventuais problemas com pagamentos.