Em tempos de crise, muitas empresas estão encontrando um meio de manter ou aumentar a força competitiva apenas melhorando a gestão administrativa. Contudo, colocar essa estratégia em prática pode ser difícil sem orientação.

Em alguns casos, é preciso remodelar os processos e implementar mudanças que afetam a zona de conforto de muitos profissionais, o que pode gerar resistência. Então, como fazer isso?

As melhorias são para o bem do negócio e de todos que nele atuam. Tendo isso em mente, descubra agora outros fatores que tornam a otimização primordial para a empresa e como colocá-la em prática da forma correta!

Por que é importante melhorar a gestão administrativa?

A gestão administrativa está diretamente ligada ao controle que se tem sobre o negócio e a forma como ele é conduzido. Quando o controle é rigoroso e os processos otimizados, podemos dizer que a gestão é de alto nível, pois engloba fatores como foco na redução de custos com desperdícios, aumento da produtividade com qualidade e uso das melhores práticas de gestão existentes (metodologias e tecnologias) no mercado.

Além disso, uma boa gestão pode reduzir o índice de inadimplência e melhorar o potencial do negócio para gerar receitas. A consequência é um time trabalhando mais alinhado com os objetivos corporativos e o ganho de forte vantagem competitiva. Se você quiser mais do que apenas sobreviver no mercado, esses resultados serão fundamentais, e só com melhorias na gestão administrativa é que eles poderão ser alcançados.

Como implementar melhorias na gestão administrativa da empresa?

Com base na importância que uma boa gestão administrativa tem para os negócios, ela não pode ser ignorada, mas como fazer isso e por onde começar? A seguir damos algumas dicas práticas para você implementar melhorias reais na gestão do negócio. Confira!

Contrate e invista nos profissionais certos

Muitas empresas contratam seus colaboradores com base na necessidade de mão de obra para suprir determinada demanda interna sem considerar o cargo e as qualificações do candidato. Isso é um erro.

O ideal é que cada vaga tenha as suas atividades devidamente listadas para cruzar essas informações com as capacitações, experiências e habilidades do candidato. Ao fazer isso, a empresa otimiza o processo de contratação e passa a contar somente com os profissionais certos para cada cargo, o que pode aumentar a produtividade com qualidade.

Além disso, é importante investir no desenvolvimento contínuo desses profissionais, aplicando cursos, palestras e treinamentos para deixá-los sempre atualizados, promover especialização, estimular engajamento e motivação. Tudo isso combinado deve impulsionar grandes melhorias nos resultados da empresa.

Tenha o apoio de uma consultoria

Pode parecer clichê, mas muitos gestores administrativos ainda não conhecem o valor que uma consultoria externa pode ter para o negócio. A empresa pode até nomear alguns profissionais internos para realizarem as auditorias, mas sempre haverá o risco de sabotagem, vícios, visão de mercado limitada, falta de colaboração e resistência às mudanças.

Contratar uma consultoria especializada, por outro lado, ajuda a empresa a descobrir mais rapidamente as falhas, implementar melhorias na medida certa, além de identificar e aproveitar as oportunidades na hora em que elas surgem. Com uma visão mais abrangente do mercado, o consultor externo pode auxiliar a empresa na aplicação das melhores práticas, nem que para isso seja necessário desconstruir e remontar os processos.

Isso deve reorganizar o negócio, deixando os gestores e colaboradores apenas com a responsabilidade de manter a estrutura formada, dessa vez otimizada.

Otimize e automatize os processos

Periodicamente, os gestores devem fazer um benchmarking para identificar como os concorrentes estão inovando no mercado. Essa análise permite que a empresa descubra as melhores práticas do momento e as implemente em tempo hábil para não ficar para trás. A automação de tarefas é uma delas.

Depois de rever todos os processos e reorganizá-los para que fiquem alinhados, a empresa deve identificar quais tarefas são realizadas de forma repetitiva e começar a automatização por elas. Muito tempo pode ser economizado com essa tecnologia, e os profissionais podem ser realocados para funções mais importantes dentro do negócio.

Além disso, com a automatização de processos, grande parte das falhas humanas e do índice de retrabalho é anulada, o que resulta em maior precisão na execução de tarefas e economia de recursos, como tempo, materiais e mão de obra. No geral, a empresa conseguirá produzir mais utilizando menos recursos, em tempo reduzido e com qualidade superior.

Adote a ferramenta certa

Para otimizar a produção e automatizar os processos, você precisa contar com a tecnologia certa. Então, descubra um bom fornecedor e veja se ele entrega as seguintes ferramentas dentro da mesma plataforma:

Relatórios e dashboards (painéis de controle)

Para visualizar as informações de forma segmentada, como contratos fechados e abertos, clientes com pendências financeiras, volume de contas a pagar e a receber etc.

Controle de tabelas de preços e comissões

Para facilitar o cálculo de descontos para os clientes, comissões de vendas e margem de lucro.

Funcionalidades de gerenciamento

Para ter o controle operacional na ponta dos dedos e facilitar a gestão de contratos de leasing, de locações temporárias, entre outros, tudo sendo acessado de forma rápida e remota.

Análise automática de dados

Para aprovar contratos e vendas mais rapidamente, proporcionando melhor experiência de compra para os clientes.

Integração das informações

Para permitir a criação de um modelo omnichannel de comunicação, agilizar o atendimento ao cliente com respostas mais rápidas às suas solicitações e ter maior controle e segurança dos dados.

Indicadores de resultados

Para gerenciar o andamento e o desempenho dos processos e profissionais, podendo estabelecer uma cultura de meritocracia na empresa.

Escalabilidade

Para suportar picos de demanda e proporcionar crescimento de forma sustentável ao negócio. Isso deve auxiliar a empresa nos plantões de vendas quando grande volume de contratos é fechado e o sistema não pode cair.

Não deixe que estas dicas fiquem apenas na teoria. As ideias são ótimas, mas para trazer resultados reais devem ser colocadas em prática com rigor. Então, agregue vantagem competitiva ao negócio e se destaque no mercado fazendo uma gestão administrativa exemplar.

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