Realizar uma gestão eficiente de documentos é importante para qualquer empresa. Entretanto, essa prática é fundamental para aquelas que atuam no setor imobiliário, já que todas as atividades desse negócio giram em torno de transações, na forma de contrato de locação e contrato de compra e venda.

Ao lidar com o modelo de contrato de locação especificamente, as administradoras e outras empresas do setor precisam se preocupar com o cumprimento de obrigações estabelecidas no longo prazo. Dessa forma, o trabalho é ainda maior.

A gestão ineficiente desses documentos pode resultar em diversos problemas e dores de cabeça para o time que reduzem sua produtividade. Os prejuízos são ainda maiores em caso de perda de contrato e erros de elaboração, dificultando o pagamento de comissões e a elaboração da declaração de não ocorrência ​— obrigatória para consultores imobiliários.

Pensando nisso, apresentamos sete dicas sobre como otimizar a gestão de contratos de locação na empresa, facilitando esse processo na sua. Confira!

1. Mantenha os documentos organizados e agrupados

A primeira dica para melhorar a gestão de contratos de locação é manter esses e outros documentos organizados e agrupados no mesmo ambiente — físico ou eletrônico.

A organização pode ser feita de forma categorizada em ordem alfabética, data de validade do contrato, cliente, tipo de documento ou outro formato que a equipe preferir. O ideal é que seja feito de forma funcional e facilite a consulta desses itens sempre que necessário.

Subcategorias também podem ser usadas, deixando esse processo ainda mais simples. Um arquivo pode ser organizado por cliente e data de validade do contrato, por exemplo.

Além disso, mantenha os documentos no mesmo local para reduzir as chances de que eles sejam perdidos. Quando físico, esse ambiente deve ser seguro, bem arejado e com baixo risco de danos. Opções digitais são mais recomendadas, como as soluções em nuvem ou softwares de armazenamento de dados.

2. Acompanhe os prazos dos contratos

Além de uma boa organização para facilitar o processo de consulta de seus documentos, é importante acompanhar os prazos de renovação, extinção e pagamentos de cada contrato de locação.

Dessa forma, nenhuma data é perdida, e a empresa não precisa lidar com os problemas gerados por atrasos, como multas, taxas de juros e situação irregular. O mais indicado é priorizar os processos com prazos mais próximos e criar um cronograma de ações que devem ser feitas antes da data final, evitando atividades apressadas.

3. Crie um sistema de gestão de documentos

Outra dica importante para evitar que as atividades da gestão de documentos sejam feitas de forma apressada, sem atender a todas as normas e exigências legais e da empresa, é criar um sistema padrão para cada uma delas.

O ideal é identificar as etapas necessárias para realizar com eficiência cada processo realizado pela empresa — emissão, envio, armazenamento, consulta e atualização. Com base nessas informações, um guia de boas práticas do sistema ideal pode ser elaborado.

Esse documento garante que cada atividade está sendo realizada dentro dos prazos corretos, a gestão está funcional e fluida, e os profissionais bem preparados para lidar com suas funções, seguindo as instruções desejadas pelo negócio e aumentando sua produtividade.

4. Controle o repasse da parte correspondente para o proprietário do imóvel

Outra dica é fazer o controle do repasse da parte correspondente ao proprietário do imóvel ou empresa responsável. O ideal é que esse processo não seja esquecido, evitando atrasos e insatisfação de seus clientes.

A melhor forma de realizar esse processo é por meio de uma solução de automação, mantendo os pagamentos agendados. Isso garante que nenhum erro será cometido, como engano sobre valor, data ou esquecimento.

5. Mantenha a formalidade nas negociações

Normalmente, as transações realizadas no setor imobiliário não são de baixo valor. Por esse motivo, existem diversas exigências legais e normas que devem ser seguidas para garantir a segurança de um contrato entre as duas partes envolvidas.

Dessa forma, é muito importante que os consultores e gestores mantenham a formalidade nas negociações realizadas, mesmo em caso de proximidade com o cliente. Isso evita problemas como irregularidades no contrato, que, em muitos casos, resultam em dificuldades para o negócio, podendo afetar seu resultado financeiro.

6. Acompanhe reajustes e possíveis mudanças anuais

Não é novidade que anualmente ocorrem reajustes nos valores de impostos e taxas do contrato, como IPTU e seguro do imóvel — em muitos casos, até mesmo o aluguel é afetado. O indicado é manter um controle sobre essas informações e verificar se a atualização dos valores de cobrança foram feitas dentro do esperado.​

Para saber mais sobre as mudanças em impostos e taxas estabelecidas pelo governo, é indicado acompanhar notícias do setor imobiliário e do órgão responsável em sua localidade.

Além disso, categorizar contratos de locação que têm validade anual também é uma forma de identificar aqueles que precisam ser consultados e receber atualizações. Soluções de software oferecem funcionalidades como alertas e criação de agendas para facilitar essa atividade.

7. Considere o uso de um software de gestão de contratos

Por fim, a principal dica é buscar um software de gestão de contratos para a empresa. Essa solução permite que todas as atividades da área sejam feitas de forma automatizada e segura, reduzindo o tempo necessário para sua execução.

O software também permite o uso de assinatura eletrônica, um dos principais recursos de agilidade e segurança para formalizar documentos. Com ela, não é necessário todo o processo de envio de papéis para recolhimento de uma assinatura física, e a eletrônica tem valor jurídico.

Fica evidente que uma gestão eficiente de contratos de locação e demais documentos é essencial. Empresas do setor imobiliário dependem dessas atividades para garantir uma atuação positiva no mercado.

Além disso, é importante lembrar que existem soluções tecnológicas disponíveis para atender melhor as necessidades de gestão de documentos. Esses sistemas permitem automatizar e agilizar as atividades do processo, garantindo melhores resultados para o negócio.

Agora, que você já sabe como melhorar sua gestão de contrato de locação, confira o que é omnichannel e como isso pode beneficiar os negócios do setor mobiliário!