As tecnologias seguem evoluindo e facilitando cada vez mais as operações corporativas. Uma delas é a assinatura eletrônica, que pode ser implementada no negócio por meio de um software específico.
A ferramenta oferece muitas vantagens para as empresas, principalmente aquelas que lidam com um grande volume de documentos, como as administradoras de imóveis. Se você ainda não a conhece, é bom ficar atento, pois ela reduz muito tempo e custos nos processos de formalização de documentos para a compra, venda e aluguel de imóveis.
Então, ficou interessado? Continue lendo e descubra tudo sobre essa tecnologia!
O que é um software de assinatura eletrônica?
Antes de entender o software, você precisa entender o conceito por trás dele. Também conhecida como assinatura digital, essa versão eletrônica representa uma alternativa às tradicionais assinaturas manuscritas, podendo ser realizada a distância em documentos digitalizados.
Em outras palavras, essa é uma solução para quem precisa redigir, assinar e formalizar muitos contratos e documentos durante o dia, mas não pode estar em tantos lugares em tão pouco tempo.
Para facilitar o processo, as empresas podem contar com um software específico, que permite não só a assinatura, mas também o envio, o recebimento e o gerenciamento dessas ações com segurança. Esse sistema é desenvolvido combinando o gerenciamento de conteúdo corporativo (Enterprise Content Management, ou ECM) com uma plataforma de assinatura digital, que entrega uma solução mais completa.
Assim, e-mails automáticos notificam os usuários quando uma assinatura é requerida e, com apenas um toque na tela, é possível realizar essa ação, enviar o documento assinado, criar uma cópia de segurança e armazená-la em um espaço individual na nuvem. Basta ter um dispositivo móvel com conexão à internet e um acesso autorizado ao sistema.
Quais são as principais vantagens de usar essa ferramenta?
Como essa tecnologia permite a assinatura de documentos eletrônicos a partir de qualquer lugar e horário, desde que foi desenvolvida ela vem sendo usada cada vez mais. No mercado imobiliário, em especial, ela representa uma solução importante. Veja agora os principais motivos!
1. Melhora o gerenciamento de buscas por documentos
Na maioria das administradoras de imóveis, a consulta de documentos físicos pode ser uma tarefa árdua, exigindo a busca manual em arquivos com grandes armários e gaveteiros. Para piorar, muitos deles não são organizados por uma ordem lógica, que facilite o processo.
Como documentos e contratos precisam ser revistos e alterados com frequência no segmento imobiliário, isso pode levar tempo. Porém, com um sistema de assinatura eletrônica, a empresa pode resolver esse problema e passar a realizar essas buscas em meios digitais, assim como fazemos no Google, por exemplo.
Você só precisa digitar uma palavra-chave relacionada ao documento que ele será localizado automaticamente. E não é só isso! A empresa ainda consegue monitorar as buscas que são feitas no sistema e fiscalizar as alterações de informações.
2. Amplia o acesso às informações de contratos
Se quiser ir além da simples localização de um contrato ou outro tipo de documento, partindo logo para a informação desejada, você também pode. O sistema de assinatura eletrônica entrega uma ferramenta de busca avançada, permitindo a visualização do que você procura em uma página específica.
Os desenvolvedores sabem que a liberação de acesso às informações é uma parte crítica do sistema, algo que deve ser bem planejado. Por isso, eles oferecem aos administradores a possibilidade de definir as permissões.
Além de login e senha, a empresa pode ajustar os níveis de acesso para cada usuário, classificando as autorizações por “Apenas Visualizar”, “Visualizar e Editar” e “Visualizar, Editar, Baixar e Enviar”. Assim, a empresa pode limitar o acesso a certos documentos e agregar uma ordem para as assinaturas.
3. Aumenta a aceitação jurídica da empresa
Hoje, os documentos assinados digitalmente já têm o mesmo status legal que os assinados de forma manual. Isso porque as assinaturas eletrônicas foram validadas pelas autoridades competentes, que disponibilizam certificações e provedores de serviços de confiança para verificar suas autenticidades.
Um exemplo disso é a Medida Provisória 2200-2/01: todo o regulamento, bem como as informações de autorizações e impedimentos legais das emissões de certificados digitais, é realizado por ela. Essa medida foi desenvolvida com base na Lei Modelo — que, sob auxílio da ONU (Organização das Nações Unidas) teve tal solução incluída no Direito Comercial Internacional.
Hoje, mais de 188 países usam a assinatura eletrônica legalmente, além do Brasil. Isso ajuda a administradora de imóveis a otimizar suas operações, respeitando as regulamentações municipais, estaduais e federais, bem como a se organizar melhor para futuras auditorias.
4. Oferece maior segurança aos dados
Com um software de assinatura eletrônica, a administradora de imóveis elimina grande parte dos riscos relacionados às alterações fraudulentas de informações em documentos, garantindo a sua proteção e legitimidade. Segurança esta que só é possível graças ao uso de sistemas de criptografia, que tornam os dados ilegíveis quando acessados de forma não autorizada.
Os provedores também entregam disponibilidade, mesmo que o servidor principal tenha o seu funcionamento interrompido, já que contam com data centers replicados. Assim, se houver paralisações, um servidor auxiliar, com os backups dos sistemas e informações, entra em ação.
5. Agrega mobilidade protegida
Um software de assinatura eletrônica ainda possibilita à administradora de imóveis que seus consultores acessem os documentos necessários para o trabalho a partir de qualquer aparelho conectado à internet. Basta baixar o aplicativo compatível com o sistema operacional do dispositivo e instalá-lo — as versões atuais rodam em iOS, Android e Windows Phone.
Dessa forma, a mobilidade fica mais segura, uma vez que os processos de consultas, assinaturas, alterações, downloads, envios e armazenamentos ocorrem dentro de um ambiente controlado, mesmo que remotamente. Isso reduz a necessidade do uso de computadores fixos (desktops) para a realização de tarefas.
Vale ressaltar que, nesse caso, além do usuário, o aparelho também precisa de autorização para acessar o sistema.
6. Permite trabalhos offline
Sabemos que a internet no Brasil não é das melhores. As quedas frequentes e a baixa cobertura geográfica influenciam diretamente a produtividade, por isso, não é bom ficar totalmente dependente da rede.
A boa notícia é que o software de assinatura eletrônica também resolve esse problema, permitindo a realização de tarefas no modo offline. É só configurar o aplicativo para o modo “Assinatura Offline” e pronto; dá para gerar o documento e assinar. Somente as tarefas de envio e armazenamento na nuvem devem ser concluídos mediante conexão.
7. É barato
Em um modelo hospedado na nuvem, o software é fornecido como SaaS (Software as a Service) e funciona em todas as plataformas com uma conexão de internet padrão.
A maioria das empresas prefere essa forma, pois os custos de montagem, manutenção e atualização da infraestrutura são eliminados. Ou seja, a empresa obtém uma licença de uso, pagando apenas pelos recursos acessados e número de contas criadas. Nesse caso, a fatura pode ser mensal ou anual.
Como podemos ver, a assinatura eletrônica possibilita a modernização da empresa, acelerando o fechamento de negócios, aumentado a segurança das informações e reduzindo custos com equipamentos e locomoção. Para garantir tudo isso, porém, é preciso considerar a escolha de um provedor confiável e com bom nível de experiência em desenvolvimento de softwares. Por isso, convidamos você a conhecer a SnapSystems!
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