Uma imobiliária sempre foi um negócio que dependeu de respostas rápidas. Não que casas e propriedades se vendam em questão de segundos ou em promoções de “Black Friday”, mas os profissionais e empresas envolvidos nesse ramo sempre têm de agir prontamente.

Contudo, a concepção de “rápido” é algo que mudou de maneira definitiva nas últimas décadas. Se nos anos 1980 era razoável “telefonar na mesma semana”, no final dos anos 1990, um e-mail no dia seguinte era o máximo que se tolerava. Com a entrada dos anos 2000, celulares e o uso mais frequente de e-mails passou a exigir respostas no mesmo dia.

Hoje, com a internet 2.0 e os diversos apps de mensagens e redes sociais, quinze minutos pode ser uma eternidade na espera de uma resposta de um corretor. Mesmo sistemas de listing e classificados online de imóveis têm de estar integrados, de modo a permitir que imobiliárias retornem rapidamente ao cliente.

Qual o tempo médio que um vendedor leva para abordar um lead?

Esta é talvez a pergunta mais importante que qualquer imobiliária precisa fazer nos dias de hoje. A resposta a ela pode significar um grande negócio fechado, ou uma oportunidade perdida (e pior, para um concorrente).

Entretanto, apenas cobrar resultados da equipe comercial sem o suporte adequado é um erro. Se os seus consultores imobiliários demoram, em média, mais do que um ou dois dias para identificar um lead e estabelecer contato, há problemas sérios. E esses problemas não refletem apenas um ou outro corretor com menos traquejo: apontam para uma falta de ferramentas.

A era dos corretores com enormes carteiras de clientes que são disputados por imobiliárias passou. Hoje temos vendedores com maior preparo técnico, porém mais dependentes de um bom sistema de lead generation por parte de seus empregadores.

O que isso significa? Em termos simples, uma imobiliária de boa performance hoje possui um tempo médio de resposta a leads de horas por parte dos vendedores. E isso, por melhor que seja uma equipe, só é possível quando dispomos de um arsenal qualificado para isso:

• Um bom sistema de CRM para captação de leads e gerenciamento dos funis de vendas
• Um marketing eficaz e rápido na divulgação de ofertas e oportunidades, e na resposta aos mesmos
• Qualidade na produção de fotos, imagens, brochuras, websites e outros materiais de apoio a vendas
• Treinamento constante da equipe de vendas, com foco no uso otimizado dessas ferramentas

Múltiplas opções por parte do cliente

O cliente é o “rei” no universo conectado. Atualmente, em questão de alguns poucos minutos, um proprietário disposto a colocar o seu imóvel à venda pode listá-lo em dezenas de websites e classificados. Isso é possível mesmo sem a interferência de uma imobiliária.

A grande maioria dos negócios de compra e venda ainda passa nas mãos de corretores e imobiliárias, mas isso não é uma regra. O argumento defendido constantemente por vertentes mais tradicionalistas da corretagem imobiliária fala sobre a “segurança” e a “seriedade” de envolver agentes nos contratos e escrituras.

O público do século XXI, porém, não se sente atraído por isso. A geração dos millennials quer rapidez, eficiência, comunicação. Um negócio imobiliário de sucesso nos dias de hoje precisa estar alinhado com uma tríade de valores que têm mais a ver com o atendimento do que com aspectos burocráticos e legais:

• Cordialidade, eficiência e informação no atendimento
• Produção e qualidade no apoio ao vendedor ou ao comprador
• E, principalmente, rapidez de resposta para qualquer uma das partes envolvidas num negócio imobiliário

Um estudo realizado anualmente com grandes renomes do mercado americano de real estate constatou a influência sem volta da tecnologia no setor. A comunicação – e a sua velocidade – são apontados como pontos críticos no fechamento de negócios mais do que em qualquer outra época.

Entre julho de 2018 e julho de 2019, imobiliárias e agentes independentes norte-americanos aumentaram seu investimento em tecnologia e inovação em 280%. Mais do que apenas celulares e tablets, esse capital vem sendo investido em sistemas de CRM mais modernos, plataformas de lead generation online, inteligência artificial, bases de Big Data e softwares diversos de apoio ao marketing e às vendas.

Cerca de 9% das imobiliárias ouvidas nessa pesquisa chegam a usar mais de 10 softwares e sistemas diferentes apenas nas suas rotinas de vendas e captação. Esse número não inclui sistemas de faturação ou contabilidade – estamos falando apenas de vendas.

A meta agora é de minutos

Esqueça as horas: agora negócios são fechados em questão de minutos. O que era uma realidade na década de 1980 apenas em pregões da Bolsa de Valores, com corretores gritando e se atropelando em frente aos balcões ganhou campo online.

Nos dias de hoje, não raramente, pessoas fecham negócios de aluguel de imóveis, para temporada ou a longo prazo, em questão de minutos. O fluxo do cliente que vê meia dúzia de ofertas num site de listing, contacta dois ou três via Whatsapp e agenda uma visita para o dia seguinte virou a regra.

Para alguns corretores, ao mesmo tempo em que isso pode ter agilizado comissões, o cenário é de caos. Responder clientes de madrugada e fins de semana, marcar visitas em dois lugares diferentes em horários muito próximos, enviar documentos diferentes para dezenas ou centenas de proponentes. E isso sem falar nos leads ainda não qualificados.

Deixar essa tarefa nas mãos dos vendedores, por melhores que sejam, é suicídio para o negócio. As plataformas de CRM mais inovadoras organizam leads, visitas, consideram dados como a localização geográfica dos clientes e imóveis, além de trazer mais uma série de “features” que dão tempo de vendas à vendas:

• Autoresponders e sistemas de atendimento automatizado
• Sequências de e-mails que “dialogam” com os leads
• Marcações e agendamentos sem atropelo e com distribuição geográfica e por profissional
• Acompanhamento, preenchimento e preparo de documentação e propostas em segundos
• Sistemas de análise preditiva, que usam os leads de hoje para estimar os leads de amanhã
• Gestão de transações – algo que NENHUM vendedor gosta de fazer
• Criação automatizada de mecanismos de marketing e divulgação para apoio e geração de material de vendas

Já uso um CRM – o que mais preciso adotar?

Muitas imobiliárias já utilizam sistemas de CRM. A mesma pesquisa, por sinal, apontou que essa ferramenta é a mais adotada entre os agentes imobiliárias – praticamente todos já possuem um software dessa natureza. Contudo, nem todo CRM é igual.

Sistemas na nuvem hoje levam a óbvia preferência entre os gigantes do setor. Equipes comerciais estão em qualquer lugar – sistemas desktop estão, assim, com os dias contados… se é que algum dia foram realmente úteis e realistas.

Dos agentes ouvidos nos EUA, 42% dizem não viver hoje sem um CRM. Esse número ainda é relativamente baixo, mas tem se mostrado crescente nos últimos anos. Do mesmo modo, um número cada vez maior de empresas do segmento vem usando outras ferramentas essenciais para o negócio no século XXI:

• Sistemas de e-mail marketing e e-mail transacional
• Plataformas de gestão de transações e fechamentos
• Diretórios de websites individualizados por agente ou corretor
• Sistemas de automação de mala direta
• Softwares de tratamento de imagem, desenho e criação de modelos 3D
• Serviços de geração de leads
• Plataformas de otimização de ads e publicidade online
• Práticas de geração de conteúdo e SEO

Adotar ou não cada um desses itens parece ser uma escolha de cada imobiliária. Uma coisa, no entanto, parece fundamental: integrar a ferramenta mais importante, o CRM, a todas as demais.

CRMs mais antiquados e com licenças desktop dificilmente geram integrações e consomem enormes recursos para o desenvolvimento de plug-ins e extensões. Curiosamente, essas soluções “instaláveis” ainda por cima são bastante mais caras.

Alguns sistemas que ainda usam a lógica de “servidores locais” exigem investimentos imediatos astronômicos, além do pagamento de mensalidades de “manutenção”. A cada nova integração solicitada, além disso, você recebe outro orçamento.

Claro, se tudo isso se traduzisse em vendas fantásticas, até seria um bom investimento. No entanto, os agentes que estão apostando em ferramentas mais modernas e na nuvem estão crescendo mais rápido… muito mais.

O hábito faz o monge

Treinar as equipes para o uso de ferramentas mais modernas, apesar disso, não é uma tarefa fácil. A maioria dos sistemas mais modernos de CRM e lead generation conta com plataformas mais amigáveis e afeitas ao usuário. Isso não quer dizer, contudo, que vendedores vão adotá-las do dia para a noite. A mudança de paradigma exige que treinemos nossas equipes de vendas e isso é algo que tem a ver com hábitos e comportamentos.

Corretores não tem uma “cara”. São uma classe que inclui homens e mulheres, jovens e senhores mais idosos, gente de qualquer cultura, idade, crença, região. Alguns naturalmente se utilizam de ferramentas modernas, mesmo quando suas imobiliárias não as usam. Outros possuem uma resistência natural à tecnologia.

O investimento, para além do capital, exige valores e posturas. A rapidez de resposta é um requisito do cliente. A rapidez de ação, contudo, é uma decisão de cada imobiliária. Mas como tornar a sua equipe de vendas um time de rápida resposta?

Alguns passos podem ser dados, mesmo se os planos de investir em plataformas modernas e tecnológicas estejam mais para a frente:

1. Criar uma rotina de uso de mídias sociais e sistemas de messaging entre os vendedores. Encorajar o uso dessas redes e apps no contato com leads e clientes e incluir essas variáveis nos sistemas de CRM e geração de leads existentes.
2. Permitir o acesso e uso de materiais na nuvem ou em rede por parte da equipe de vendas. Não dá para cobrar uma postura rápida de um vendedor se, para responder ao cliente, ele depende de outras pessoas e ferramentas que são lentas em sua resposta.
3. Não apenas com o público externo, mas também usar de formas de comunicação mais modernas e tecnológicas dentro da equipe. Plataformas colaborativas, chats online, sistemas de messaging e grupos em redes sociais.
4. Desenvolvimento de novos estágios de contato dentro do funil de vendas da imobiliária, diferenciando a comunicação conforme a ferramenta utilizada e expondo, com transparência, os resultados conseguidos em cada uma delas dentro da equipe.
5. Gerar e criar conteúdo com rapidez e manter tarefas burocráticas e repetitivas dentro de sistemas automatizados – listagens de imóveis, gestão de documentos, cálculos relacionados a transações, comissões, taxas e impostos.
6. Alinhar os vários setores da imobiliária através de uma mesma plataforma de CRM – todos sabem quando e como devem entrar.

Não há corretores e vendedores que “não gostam” de tecnologia. Há alguns que não veem vantagens nela, somente mais uma responsabilidade. Há também aqueles que têm certeza de que seu trabalho não pode ser melhorado. Finalmente, há os que têm dificuldades com a tecnologia, o que não os torna, necessariamente, improdutivos ou incompetentes num cenário onde as inovações sejam implantadas.

Os exemplos conhecidos, como REMAX, Century 21 e outras, apontam um benchmark e uma referência de mercado onde a tecnologia e a internet são uma ferramenta para o sucesso. Mas não é apenas copiar as práticas – precisamos definir quais as respostas de tecnologia mais adequadas a cada caso e também aquelas capazes de criar mais dinâmica e velocidade na resposta.

Uma vez mais, semanas, dias e horas são coisa do passado. Para você que toca um negócio no setor de imóveis, é o momento de apostas na era do minuto.