Sistemas digitais em 2020 não são mais um software que se adquire numa caixinha, numa loja qualquer de eletrônicos. Especialmente em setores que lidam com um funil de vendas extenso, como o imobiliário, a transformação digital pode ser algo complexo.

As grandes empresas de qualquer segmento hoje em dia realizam um verdadeiro processo de “recrutamento e seleção” junto a possíveis fornecedores de tecnologia. Mais do que pedir “um orçamento”, as empresas precisam verificar ponto a ponto se uma plataforma ou conjunto de sistemas irá, de fato, atender a tudo que precisam.

Pequenas e médias empresas, porém, ainda continuam a contratar sistemas e plataformas digitais com base em impressões muito superficiais. Mas a questão é: como contratar um projeto digital competente para a sua imobiliária?

A resposta é extensa… mas vamos aos principais pontos que deve cumprir.

O que é um “RFP”?

Grandes empresas e fornecedores de tecnologia e softwares muitas vezes lidam com os chamados “RFP”. O “Request for Proposal” é uma requisição feita pela empresa que precisa de um serviço ou solução, mas precisa ter uma ideia clara de que pontos-chave serão ou não atendidos pelo potencial fornecedor.

Longe de criar um novo “processo” para a sua imobiliária, mais importante do que o documento do RFP é saber o que você deve solicitar antes mesmo de receber uma proposta de uma empresa de tecnologia. 

Existem soluções na área de informática que podem atender a qualquer necessidade, mas em alguns casos isso pode implicar em custos adicionais DEPOIS que a contratação da plataforma já foi feita. Isso ocorre de forma frequente com:

• Integrações com outros softwares
• Acesso a partir de outros dispositivos
• Extensão de uma ferramenta para outros membros da equipe
• Exportação ou importação de dados
• Acesso a atualizações e novas versões
• Módulos auxiliares ou complementares

Esses “pequenos detalhes” podem tornar um contrato aparentemente vantajoso num enorme prejuízo para a sua empresa no médio prazo. Quer sua imobiliária esteja buscando uma solução de transformação digital completa ou ferramentas específicas, como CRMs ou sistemas de lead generation, um RFP (ou ao menos uma lista de pré-requisitos) é algo fundamental a se fazer.

O bom e velho suporte

Plataformas digitais são hoje concebidas para funcionarem do modo mais intuitivo possível. Porém, a riqueza de detalhes e recursos que esses sistemas oferecem trazem a necessidade de treinamento e suporte continuados.

Tendo isso em mente, é preciso incluir no seu RFP, mesmo que informal, alguns itens que precisam ser verificados no que se refere ao suporte:

• Suporte em português ou no idioma comum falado pela sua equipe
• Cláusulas e procedimentos contratuais explicitando o tempo de resposta e o nível de suporte oferecido para o software ou plataforma, em cada tipo de situação
• Treinamento e capacitação da equipe oferecidos durante e logo após a implementação dos sistemas
• Acessibilidade e integração com os sistemas e softwares já utilizados pela sua imobiliária
• Vias de contacto com o suporte, técnico ou comercial: helpdesk, chats, telefone, e-mail
• Existência de tutoriais e mecanismos de suporte a serviço do usuário e dos clientes
• Documentação e manutenção para versões anteriores
• Existência ou não de atendimento emergencial, fora de horário comercial ou em plantão

O melhor dos sistemas do mundo continua precisando de suporte. O suporte técnico e de utilização é o que garante não apenas que o software ou sistema possui qualidade, mas que será utilizado pelos clientes e usuários da maneira que deve ser – atingindo o seu real potencial e valor.

E, por último, muita atenção ao chamado SLA. O “Service Level Agreement”, ou Acordo de Nível de Serviço, é algo corrente hoje no segmento de TI. Refere-se à especificação, em termos mensuráveis e claros, de todos os serviços que o contratante pode esperar do fornecedor na negociação. Além disso, apresenta metas de nível de serviço, termos de compromisso, prazos de contratos, suporte técnico, entre outros. Em outras palavras, é um esclarecimento técnico do contrato.

Integrações sempre são necessárias

Mesmo quando migramos TODA a nossa vida digital numa imobiliária ou outra empresa para uma plataforma de um único fornecedor, integrações externas ainda podem ser necessárias. No mundo digital, softwares precisam dialogar.

Mesmo com uma empresa inteira baseada em uma única plataforma, esse sistema poderá ter de dialogar com outras plataformas externas. Clientes, fornecedores, benchmarks de mercado, sistemas governamentais e internacionais. No século XXI, softwares que não oferecem possibilidades de integração são, necessariamente, obsoletos.

No seu RFP informal, é preciso verificar, antes de tudo, se o sistema ou plataforma oferecido permite integrações externas. Mas um “SIM” não é o bastante. Essas integrações podem ser automáticas e simples, ou exigir grande investimento de tempo e dinheiro. Há várias formas de um software permitir uma integração com outros sistemas:

• Plugins e módulos
• Extensões
• Web Services
• API’s de dados
• Desenvolvimento customizado

Muitas integrações estão prontas, já para uso dos clientes nas plataformas. Outras possuem módulos e extensões prontos, mas que possuem custos adicionais. Web services e APIs de dados oferecem uma “porta” de comunicação entre sistemas, mas podem possuir limitações e também custos adicionais. Finalmente, o desenvolvimento customizado permite integrar praticamente tudo – mas demanda investimento extra e um prazo que nem sempre é obedecido.

Não há uma resposta boa ou ruim – cada plataforma possui suas características. Entretanto, se a sua imobiliária precisa que haja integrações já num primeiro momento, avaliar possibilidades que permitam essa configuração desde o início é algo fundamental.

Recursos e funcionalidades

Finalmente, chegamos a este ponto. Idealmente, uma plataforma de transformação digital tem de responder a todas as necessidades da empresa na qual será implementada. Mesmo que isso exija customizações, extensões, ou o emprego de softwares e sistemas de terceiros, isso deve estar claro desde o primeiro momento por parte do fornecedor.

Trata-se de transparência: e isso é que qualquer empresa, no segmento imobiliário ou não, precisa cobrar de um novo fornecedor.

Os softwares são concebidos para o uso por diversos clientes com características diferentes. Como cliente, você nem sempre é capaz de “nomear” um recurso que precisa em termos de TI, mas pode explicar para os técnicos o que pretende realizar com o software que está disposto a adquirir.

Seja o mais detalhista possível, não economizando em descrições e focando o seu “RFP” no uso que pretende dar ao sistema, como por exemplo:

• A plataforma precisa enviar relatórios aos proprietários de imóveis de forma automatizada
• Cada vendedor ou corretor precisa possuir um perfil específico, onde possa acompanhar o seu próprio desempenho
• Os imóveis incluídos no sistema precisam ser automaticamente listados em sites de classificados e listing externos, e no website da imobiliária

Esses apontamentos indicam para o consultor da empresa de tecnologia que recursos existentes podem ser utilizados para atender a essas necessidades. E, no caso dos recursos e ferramentas prontos não serem suficientes, os técnicos também podem avaliar a possibilidade de criar customizações e expansões nesse sentido.

Não tenha preguiça de testar

A indústria de tecnologia do século XXI, invariavelmente, oferece a potenciais clientes a possibilidade de testar ferramentas, navegar em sistemas e acompanhar visitas guiadas de consultores técnicos nas plataformas.

Ao final de tudo, há ainda a questão do gosto. O próprio design da plataforma e a disposição dos elementos é algo importante para muitos e, em muitos casos, pode ser customizado conforme as preferências dos usuários e clientes.

Adquirir um sistema digital exige, além de minuciosidade, alguma dedicação e paciência. O tempo “perdido” em testes, acredite, será ganho em cada negociação nos vários anos que se seguem à transformação.